Κατηγορίες εξόδων του Schedule C, γραμμή προς γραμμή (ΗΠΑ)

Κατηγορίες εξόδων του Schedule C, γραμμή προς γραμμή

Αυτή είναι η πρακτική αναφορά. Η τρίτη στήλη είναι αυτή που γλιτώνει χρόνο αργότερα: τι πρέπει να έχει μια απόδειξη της κατηγορίας εκτός από το ποσό.

Κάποιες γραμμές παραπλανούν επειδή λείπουν. Δεν υπάρχει γραμμή για λογισμικό, ούτε για εκπαίδευση ή σεμινάρια, ούτε για τραπεζικά έξοδα, ούτε για τη δική σου ασφάλιση υγείας — η τελευταία είναι προσαρμογή στο Form 1040, όχι έξοδο του Schedule C.

Τα πέντε ζεύγη που μπερδεύονται πιο συχνά

Έξοδα γραφείου (18) ή υλικά (22)

Οι οδηγίες χαράζουν πιο καθαρό όριο απ’ ό,τι περιμένουν οι περισσότεροι. Η γραμμή 18 είναι για γραφική ύλη και ταχυδρομικά. Η γραμμή 22 είναι για υλικά και αναλώσιμα που πράγματι καταναλώθηκαν και χρησιμοποιήθηκαν στην επιχείρηση μέσα στη χρονιά. Το τόνερ του εκτυπωτή για τη διαχείρισή σου πάει στη γραμμή 18· η μπογιά που πέρασες στον τοίχο ενός πελάτη, στη γραμμή 22.

Επισκευές (21) ή αποσβέσεις (13)

Η γραμμή 21 είναι για συνήθεις επισκευές που δεν αυξάνουν την αξία του περιουσιακού στοιχείου ούτε επιμηκύνουν σημαντικά τη ζωή του, και οι οδηγίες λένε ρητά ότι τα ποσά για αποκατάσταση ή αντικατάσταση πρέπει να κεφαλαιοποιούνται. Η επισκευή του προφυλακτήρα ενός βαν είναι επισκευή· μια καινούργια μηχανή δεν είναι.

Ταξίδια (24a) ή όχημα (9)

Ταξίδι σημαίνει να λείπεις από τη φορολογική σου κατοικία με διανυκτέρευση: πτήσεις, ξενοδοχεία, ενοικιαζόμενα αυτοκίνητα. Η οδήγηση του δικού σου οχήματος είναι γραμμή 9, όποια κι αν είναι η απόσταση. Μια διαδρομή μπορεί να δημιουργήσει και τα δύο — την πτήση στην 24a και τα μίλια ως το αεροδρόμιο στη γραμμή 9.

Εργασία με σύμβαση (11) ή νομικές και επαγγελματικές υπηρεσίες (17)

Η γραμμή 17 είναι ειδικά για λογιστές και δικηγόρους, συν φορολογικές συμβουλές και σύνταξη δήλωσης. Άλλοι προμηθευτές — ένας γραφίστας, ένας προγραμματιστής, ένας υπεργολάβος σε ένα έργο — πάνε στη γραμμή 11, η οποία πάνω από ένα όριο ενεργοποιεί και τη δήλωση 1099-NEC.

Κοινής ωφέλειας (25) ή γραφείο στο σπίτι (30)

Αν ο λογαριασμός εξυπηρετεί επαγγελματικό χώρο, είναι γραμμή 25. Αν εξυπηρετεί το σπίτι σου και αναλογείς ένα μέρος σε γραφείο στο σπίτι, μπαίνει στον υπολογισμό της γραμμής 30, όχι και στις δύο. Ο κανόνας για το τηλέφωνο είναι παράξενα συγκεκριμένος: δεν μπορείς να εκπέσεις το βασικό πάγιο της πρώτης γραμμής του σπιτιού, μπορείς όμως να εκπέσεις τα πρόσθετα επαγγελματικά έξοδα, μαζί και μια δεύτερη γραμμή.

Αγορές μικτής χρήσης

Η μικτή χρήση είναι το σημείο όπου τα αρχεία των περισσότερων ελεύθερων επαγγελματιών αποκλίνουν αθόρυβα, γιατί η απόφαση είναι εύκολη τη στιγμή εκείνη και αδύνατο να ανασυντεθεί έναν χρόνο μετά.

Γράψε το ποσοστό και το σκεπτικό στην εγγραφή. «60% επαγγελματικό, βάσει του αρχείου κλήσεων Ιουνίου» αντέχει σε ερωτήσεις. Σκέτο «60%» είναι ένας αριθμός που ούτε θα υπερασπιστείς ούτε θα θυμάσαι.

Τι χρειάζεται κάθε κατηγορία πέρα από την απόδειξη

Δεν έχουν όλες οι κατηγορίες το ίδιο αποδεικτικό βάρος. Το section 274(d) του αμερικανικού φορολογικού κώδικα ξεχωρίζει τα ταξίδια, τα γεύματα, τα δώρα και τα listed property για αυστηρή τεκμηρίωση, δηλαδή χωρίς εκτιμήσεις ή προσεγγίσεις. Το Publication 463 ορίζει τα στοιχεία.

Τι γίνεται όταν λείπει η απόδειξη

Το «έλεγχος Schedule C χωρίς αποδείξεις» είναι από τις πιο συχνές αναζητήσεις στον χώρο και του αξίζει ευθεία απάντηση, όχι καθησυχαστικά λόγια.

Για τα συνήθη έξοδα, ο κανόνας Cohan — από μια υπόθεση του 1930 με τον καλλιτέχνη George M. Cohan — επιτρέπει σε δικαστήριο να εκτιμήσει μια έκπτωση όταν το έξοδο σαφώς υπήρξε, αλλά τα αρχεία είναι ελλιπή. Τα δικαστήρια τον εφαρμόζουν απρόθυμα, εκτιμούν εις βάρος του φορολογούμενου και ζητούν αξιόπιστη βάση για τον αριθμό. Ο οδηγός μας για το πώς αποδεικνύεις ένα έξοδο όταν χάθηκε η απόδειξη περνά τα βήματα που κάνουν την εκτίμηση περιττή.

Για ταξίδια, γεύματα, δώρα και listed property ο κανόνας Cohan δεν ισχύει καθόλου. Το section 274(d) τον αντικατέστησε ακριβώς σε αυτές τις κατηγορίες. Χωρίς καταγραφή, δεν υπάρχει έκπτωση — και γι’ αυτό το βιβλίο κινήσεων του οχήματος και η σημείωση για το γεύμα μετράνε περισσότερο από την απόδειξη του σούπερ μάρκετ.

Πρακτικά υποκατάστατα, περίπου κατά σειρά χρησιμότητας: αντίγραφο από τον προμηθευτή, η επιβεβαίωση παραγγελίας με email, ένα αντίγραφο κίνησης κάρτας μαζί με καταχώριση ημερολογίου εκείνης της στιγμής και μια γραπτή ανασύνθεση όσο πιο κοντά στο γεγονός γίνεται. Η τελευταία είναι αδύναμη, αλλά καλύτερη από το τίποτα και πολύ καλύτερη από μια ανασύνθεση γραμμένη την εβδομάδα του ελέγχου.

Πέντε λάθη που γίνονται δουλειά την περίοδο των δηλώσεων

• Μεγάλη, ασαφής γραμμή 27a. Τα λοιπά έξοδα αναλύονται στο Μέρος V για κάποιο λόγο. Το «Διάφορα 9.400 $» προκαλεί ακριβώς την ερώτηση που θέλεις λιγότερο.
• Αλλαγή κατηγορίας από χρονιά σε χρονιά. Λογισμικό στη γραμμή 18 τη μία χρονιά και στην 27a την επόμενη κάνει άχρηστους τους δικούς σου ετήσιους αριθμούς.
• Ολόκληρη η απόδειξη σε μία κατηγορία. Οι χωρισμένες αποδείξεις είναι φυσιολογικές. Μια έξοδος μπορεί να αφορά υλικά, γεύματα και όχημα.
• Έκπτωση της πρώτης τηλεφωνικής γραμμής του σπιτιού. Οι οδηγίες εξαιρούν ρητά το βασικό πάγιο, και για όποιον ελέγχει τη δήλωση είναι εύκολη διόρθωση.
• Αφήνοντας την κατηγοριοποίηση για τον Απρίλιο. Η απόφαση για την κατηγορία είναι φθηνή την ίδια μέρα και ακριβή έντεκα μήνες μετά, όταν η μόνη πληροφορία που έχει μείνει είναι το όνομα του καταστήματος.

Συχνές ερωτήσεις