ReceGuard
Σύντομη απάντηση: τι κάνετε αν χάσετε ένα παραστατικό;
Ζητήστε από τον εκδότη αντίγραφο του παραστατικού. Ο εκδότης υποχρεούται να διαφυλάσσει τα στοιχεία του και, αφού το παραστατικό έχει διαβιβαστεί στο myDATA με ΜΑΡΚ, μπορεί να το εντοπίσει εύκολα. Τα στοιχεία των τιμολογίων που εκδόθηκαν με το ΑΦΜ σας τα βλέπετε και εσείς στο myDATA.
Αν δεν πάρετε αντίγραφο, η δαπάνη τεκμηριώνεται δύσκολα: ο ΚΦΕ ζητά να αποδεικνύεται με νόμιμα παραστατικά. Το αντίγραφο κίνησης λογαριασμού και μια σημείωση βοηθούν να εξηγήσετε την πληρωμή, όχι όμως να αντικαταστήσετε το παραστατικό.
Τα βασικά
- Το αντίγραφο από τον εκδότη είναι η καλύτερη λύση.
- Το myDATA δείχνει τα στοιχεία του παραστατικού, αλλά δεν είναι το ίδιο το παραστατικό.
- Το αντίγραφο κίνησης αποδεικνύει την πληρωμή, όχι τι αγοράσατε και γιατί.
- Δαπάνες άνω των 500 € πρέπει να έχουν εξοφληθεί με τραπεζικό μέσο για να εκπίπτουν.
- Χωρίς τιμολόγιο δεν εκπίπτει ο ΦΠΑ.
Ξεκινήστε από το αντίγραφο
Ο εκδότης διαφυλάσσει τα παραστατικά του τουλάχιστον πέντε χρόνια και τα έχει διαβιβάσει στην ΑΑΔΕ. Στείλτε του ημερομηνία, ποσό, τρόπο πληρωμής και, αν το έχετε, τον αριθμό του παραστατικού ή τα τέσσερα τελευταία ψηφία της κάρτας. Στις αγορές από ηλεκτρονικά καταστήματα το τιμολόγιο συνήθως ξανακατεβαίνει από τον λογαριασμό σας.
Αν είχατε πάρει απόδειξη λιανικής, ζητήστε στο εξής τιμολόγιο με το ΑΦΜ σας για κάθε επαγγελματική αγορά: είναι το παραστατικό που τεκμηριώνει τη δαπάνη και επιτρέπει την έκπτωση του ΦΠΑ.
Ελέγξτε στο myDATA
Τα τιμολόγια που εκδόθηκαν με το ΑΦΜ σας εμφανίζονται στο myDATA ως έξοδα, με εκδότη, ημερομηνία, ποσό, ΦΠΑ και ΜΑΡΚ. Αυτό επιβεβαιώνει ότι το παραστατικό υπάρχει και διευκολύνει το αίτημα για αντίγραφο. Ο λογιστής σας μπορεί συχνά να το ανακτήσει και από τον πάροχο ηλεκτρονικής τιμολόγησης του εκδότη.
Πότε δεν αρκεί το αντίγραφο κίνησης;
Το αντίγραφο κίνησης δείχνει ότι πληρώσατε ένα ποσό σε κάποιον σε μια ημερομηνία. Δεν δείχνει τι αγοράσατε ούτε ότι η αγορά ήταν επαγγελματική.
| Περίπτωση | Αρκεί το αντίγραφο κίνησης; |
|---|---|
| Απόδειξη πληρωμής για τιμολόγιο που έχετε | Ναι, συμπληρωματικά |
| Δαπάνη άνω των 500 € | Χρειάζεται και το τραπεζικό μέσο και το τιμολόγιο |
| Έκπτωση ΦΠΑ | Όχι, χρειάζεται τιμολόγιο |
| Γεύματα και φιλοξενία | Όχι, και ο ΦΠΑ τους δεν εκπίπτει ούτως ή άλλως |
| Αγορά παγίου | Όχι, χρειάζεστε την αξία κτήσης από το τιμολόγιο |
Πώς γράφετε τη σημείωση
Η σημείωση δεν κάνει τη δαπάνη εκπιπτόμενη, αλλά σας βοηθά να ζητήσετε αντίγραφο και να εξηγήσετε την περίπτωση σε έλεγχο. Γράψτε τη αμέσως και κρατήστε τη μαζί με το αντίγραφο κίνησης.
| Πεδίο | Παράδειγμα |
|---|---|
| Ημερομηνία | 14/03/2026 |
| Προμηθευτής και ΑΦΜ, αν τα ξέρετε | Χαρτοπωλείο Κέντρο, Αθήνα |
| Ποσό και πληρωμή | 37,90 €, κάρτα που λήγει σε 4421 |
| Τι αγοράσατε | Μελάνια για τον εκτυπωτή του γραφείου |
| Επαγγελματικός σκοπός | Εκτύπωση προσφορών για πελάτες |
| Γιατί λείπει το παραστατικό | Χάθηκε· ζητήθηκε αντίγραφο στις 20/03/2026 |
| Συνημμένα | Αντίγραφο κίνησης Μαρτίου, email στον προμηθευτή |
Μπορείτε να φτιάξετε τη σημείωση με το εργαλείο καταγραφής δαπανών.
Ποιος είναι ο κίνδυνος;
Σε έλεγχο, η ΑΑΔΕ μπορεί να μην αναγνωρίσει δαπάνη χωρίς νόμιμο παραστατικό και θα πληρώσετε τη διαφορά φόρου με τόκους και πρόστιμο. Γι’ αυτό το αντίγραφο αξίζει πάντα τον κόπο.
Πώς το αποφεύγετε
- Ζητάτε τιμολόγιο με το ΑΦΜ σας σε κάθε επαγγελματική αγορά.
- Φωτογραφίζετε την απόδειξη αμέσως· το θερμικό χαρτί ξεθωριάζει.
- Πληρώνετε με κάρτα ή τραπεζικό μέσο, υποχρεωτικά πάνω από 500 €.
- Μία φορά τον μήνα συμφωνείτε τις κινήσεις με τα παραστατικά και το myDATA.
Πού βοηθά το ReceGuard
Φωτογραφίστε το παραστατικό αμέσως και γράψτε τον σκοπό. Η εικόνα μένει συνδεδεμένη με το ποσό στο iPhone σας, άρα ένα χαμένο χαρτί δεν είναι χαμένο παραστατικό.
Συχνές ερωτήσεις
Ισχύει το αντίγραφο παραστατικού από τον εκδότη;
Ναι, το αντίγραφο του εκδότη τεκμηριώνει τη δαπάνη όπως το πρωτότυπο.
Αρκεί το αντίγραφο κίνησης για να εκπέσει μια δαπάνη;
Όχι μόνο του. Αποδεικνύει την πληρωμή· η δαπάνη χρειάζεται νόμιμο παραστατικό.
Πού βρίσκω τα στοιχεία ενός χαμένου τιμολογίου;
Στο myDATA, στα έξοδα που έχουν διαβιβαστεί με το ΑΦΜ σας, με εκδότη, ποσό και ΜΑΡΚ.
Τι ισχύει για δαπάνες άνω των 500 €;
Πρέπει να έχουν εξοφληθεί με τραπεζικό μέσο πληρωμής, αλλιώς δεν εκπίπτουν.
Τι γράφει η σημείωση για χαμένη απόδειξη;
Ημερομηνία, προμηθευτή, ποσό, τι αγοράστηκε, σκοπό, γιατί λείπει το παραστατικό και ποια άλλα στοιχεία υπάρχουν.
Πηγές
- ΑΑΔΕ: myDATA
- Taxheaven: ν. 4172/2013, Κώδικας Φορολογίας Εισοδήματος (άρθρα 22–23)
- Forin: ΠΟΛ 1055/2016, εξόφληση με τραπεζικά μέσα
Αυτό το άρθρο είναι γενική πληροφόρηση, όχι φορολογική συμβουλή. Επιβεβαιώστε την περίπτωσή σας με λογιστή.
Σαρώστε αποδείξεις, καταγράψτε διαδρομές και εξαγάγετε φορολογικό πακέτο όποτε χρειαστεί.
Κατεβάστε το ReceGuard