Beleg verloren? So erstellen Sie einen Eigenbeleg, der hält

Ist eine Ausgabe ohne Beleg noch absetzbar?

Ja, in vielen Fällen. Der Grundsatz „keine Buchung ohne Beleg“ bedeutet nicht, dass nur der Originalbeleg zählt. Die GoBD beschreiben die Belegfunktion: Ein Beleg soll den Zusammenhang zwischen dem tatsächlichen Vorgang und der Buchung nachweisen. Fehlt ein Fremdbeleg, übernimmt ein Eigenbeleg diese Funktion.

Entscheidend ist, dass die Ausgabe betrieblich veranlasst und der Betrag glaubhaft ist. Ein Eigenbeleg über 40 Euro Büromaterial mit passender Kartenzahlung ist unauffällig. Viele Eigenbelege im Jahr, hohe Beträge oder Barzahlungen ohne jeden weiteren Nachweis laden dagegen zu Rückfragen ein. Eine feste Betragsgrenze sieht das Gesetz nicht vor; die Glaubwürdigkeit ist der Maßstab.

Was muss ein Eigenbeleg enthalten?

Das Gesetz schreibt keinen Vordruck vor. In der Praxis hat sich ein Aufbau bewährt, der alle Fragen beantwortet, die ein Prüfer stellen würde: wann, an wen, wie viel, wofür, und warum es kein Original gibt. Legen Sie einen Zahlungsnachweis bei, wenn Sie einen haben.

Das Erstellungsdatum ist wichtiger, als es aussieht. Ein Eigenbeleg, der eine Woche nach dem Kauf entsteht, ist eine zeitnahe Aufzeichnung. Derselbe Text, geschrieben nach Eingang einer Prüfungsanordnung, ist eine Rekonstruktion – und wird entsprechend kritisch gelesen.

Warum bringt ein Eigenbeleg keine Vorsteuer?

Weil § 15 Abs. 1 UStG den Vorsteuerabzug an eine Voraussetzung knüpft, die ein Eigenbeleg nicht erfüllen kann: Sie müssen eine nach den §§ 14, 14a UStG ausgestellte Rechnung besitzen. Eine Rechnung stellt der leistende Unternehmer aus, nicht Sie selbst.

Ganz verloren ist der Betrag trotzdem nicht. Ohne Vorsteuerabzug wird der Bruttobetrag zur Betriebsausgabe. Ein Rechenbeispiel mit den 119 Euro aus dem Muster:

Der verlorene Beleg kostet in diesem Beispiel also 13,30 Euro, nicht 119 Euro. Bei größeren Anschaffungen lohnt sich die Mühe, eine Rechnungskopie zu bekommen, entsprechend mehr. Übrigens: Für Beträge bis 250 Euro genügt eine Kleinbetragsrechnung nach § 33 UStDV – ein ordentlicher Kassenbon mit Steuersatz reicht dann für die Vorsteuer. Genau deshalb ist der unscheinbare Kassenbon mehr wert als der Kontoauszug.

Wie bekommen Sie eine Rechnungskopie?

Fragen Sie den Aussteller. Liefert ein Unternehmer an ein anderes Unternehmen, ist er nach § 14 Abs. 2 UStG grundsätzlich verpflichtet, innerhalb von sechs Monaten eine Rechnung auszustellen – eine Kopie ist für ihn meist ein Klick. Suchen Sie außerdem zuerst an den naheliegenden Stellen:

• E-Mail-Postfach und Kundenkonten. Onlinehändler, Tankstellen-Apps, Bahn, Hotels und Software-Abos halten Rechnungen im Konto bereit.
• E-Rechnungen. Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle inländischen Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Rechnungen von Geschäftspartnern liegen daher zunehmend als Datei in Ihrem Postfach statt auf Papier.
• Händler direkt. Viele Kassensysteme können einen Bon anhand von Datum, Filiale und Kartenzahlung erneut drucken.

Gilt das auch für Bewirtungsbelege?

Nein – hier ist der Eigenbeleg kein Ersatz. Für Bewirtungen aus geschäftlichem Anlass verlangt § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 2 EStG einen schriftlichen Nachweis über Ort, Tag, Teilnehmer, Anlass und Höhe der Aufwendungen. Fand die Bewirtung in einer Gaststätte statt, genügen Angaben zu Anlass und Teilnehmern, die Rechnung über die Bewirtung ist aber beizufügen. Das BMF hat die Anforderungen im Schreiben vom 19. November 2025 zusammengefasst. Ist die Restaurantrechnung verloren, bitten Sie das Lokal um eine Zweitschrift.

Reicht der Kontoauszug als Nachweis?

Allein meist nicht. Der Kontoauszug beweist, dass Sie an einem bestimmten Tag einen bestimmten Betrag an einen Händler gezahlt haben. Er sagt nichts darüber, was Sie gekauft haben und warum es betrieblich war. Als Anlage zum Eigenbeleg ist er dagegen der stärkste Baustein, den Sie haben: Er bestätigt Datum, Betrag und Empfänger unabhängig von Ihnen.

Wie vermeiden Sie verlorene Belege?

Erfassen Sie den Beleg in dem Moment, in dem Sie ihn bekommen. Thermopapier verblasst, Geldbörsen werden ausgeräumt. Wie ein digitaler Beleg aussehen muss, steht in unserem Leitfaden zum Scannen von Belegen mit dem iPhone; ein wöchentlicher Abgleich wie in unserem System zur Belegorganisation fällt Lücken auf, solange der Händler noch nachdrucken kann. Für ungewöhnliche Käufe hilft der kostenlose Beleg-Dokumentationshelfer.

Häufige Fragen