ReceGuard
Den ganzen Beleg erfassen
Legen Sie den Beleg flach hin und verwenden Sie gleichmäßiges Licht. Erfassen Sie alle Seiten einschließlich relevanter Rückseiten. Händler, Datum, Rechnungsnummer, Leistung, Betrag und Steuer müssen lesbar sein. Bei mehreren Fotos wählen Sie ausdrücklich zwischen mehreren Belegen und den Seiten eines Belegs. Ein unvollständiger Scan bleibt unvollständig, auch wenn die OCR einen Betrag erkennt.
OCR kontrollieren, Original erhalten
Prüfen Sie Händler, Kaufdatum, Dezimaltrennzeichen, Währung und Gesamtsumme direkt am Bild. Speichern Sie die Aufnahme getrennt von den ausgelesenen Feldern. Eine korrigierte OCR-Zahl darf nicht den ursprünglichen Bildinhalt ersetzen. Ergänzen Sie Zweck, Kategorie und gegebenenfalls Angaben zu Teilnehmern oder beruflichem Nutzungsanteil.
Welche Rolle die GoBD spielen
Die bildliche Erfassung kann Teil eines zulässigen Verfahrens sein. Dafür müssen Vollständigkeit, Nachvollziehbarkeit, Schutz vor unbemerkten Änderungen und Zugriff über die Aufbewahrungsfrist gesichert sein. Dokumentieren Sie den Ablauf von Aufnahme über Prüfung bis Archivierung. Eine Scan-App allein zertifiziert diesen Gesamtprozess nicht.
Papier nicht automatisch wegwerfen
Prüfen Sie vor einer Vernichtung, ob das dokumentierte Verfahren die Anforderungen erfüllt und ob andere Rechtsvorschriften oder Beweiszwecke das Original verlangen. Besondere Urkunden sollten nicht wie gewöhnliche Kassenbons behandelt werden. Wenn Sie den Archivierungsprozess noch nicht geprüft haben, behalten Sie Papier und Scan zusammen.
Elektronische Originale nicht zu Fotos machen
Bei einer strukturierten E-Rechnung ist der Datensatz aufzubewahren. Bewahren Sie erhaltene Originaldateien und steuerlich relevante Anhänge auf. Ein Foto einer Bildschirmansicht ist lediglich eine Ansicht. Für Papieraufnahmen sind Bildqualität und Zuordnung wichtig; für elektronische Rechnungen kommt die Erhaltung der Originaldaten hinzu.
Die Probe vor dem echten Bedarf
Exportieren Sie einen Monat und öffnen Sie ihn auf einem anderen Gerät. Können Sie jede Buchungszeile auf den vollständigen Beleg zurückführen? Bleiben Dateien nach einem Gerätewechsel zugänglich? ReceGuard erleichtert Scan, Suche und Export. Den rechtlich geeigneten Archivierungsprozess und die Aufbewahrungsfristen müssen Sie zusätzlich sicherstellen.
ReceGuard unterstützt Erfassung, Zuordnung, Suche und Export. Die App entscheidet nicht über steuerliche Abziehbarkeit und ersetzt keinen gesondert erforderlichen rechtskonformen Archivierungsprozess.
Praktische Werkzeuge
Häufig gestellte Fragen
Welche Unterlagen sollte ich zusammen aufbewahren?
Beleg, Zahlung und konkrete betriebliche Notiz gehören zum selben Vorgang. Bewahren Sie Originaldateien, Korrekturen und relevante Anhänge auf und prüfen Sie die einschlägigen Aufbewahrungsregeln.
Wie hilft ReceGuard dabei?
ReceGuard unterstützt Erfassung, Zuordnung, Suche und Export. Die App entscheidet nicht über steuerliche Abziehbarkeit und ersetzt keinen gesondert erforderlichen rechtskonformen Archivierungsprozess.
Quellen und Geltungsbereich
Allgemeine Informationen für Deutschland, keine individuelle Steuerberatung. Voraussetzungen und Ausnahmen hängen vom Einzelfall ab. Quellenstand: 8. Oktober 2026.
Scannen Sie Quittungen, protokollieren Sie den Kilometerstand und exportieren Sie bei Bedarf ein Steuerpaket.
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