Fahrtenbuch und Reisekosten in Deutschland: Pflichtangaben mit Beispiel

Zuerst den Zweck des Nachweises festlegen

Für berufliche Auswärtstätigkeiten mit einem eigenen Fahrzeug kommen unter den jeweiligen Voraussetzungen tatsächliche Fahrtkosten oder pauschale Kilometersätze infrage. Für einen Pkw beträgt der pauschale Satz 0,30 Euro je gefahrenem Kilometer, für andere motorbetriebene Fahrzeuge 0,20 Euro. Das ist nicht die Entfernungspauschale für den Weg zur ersten Tätigkeitsstätte und keine allgemeine Betriebsausgabenregel für jedes Fahrzeug.

Eine Reisekostenliste ist nicht automatisch ein Fahrtenbuch

Für die Fahrtenbuchmethode zur Privatnutzung eines betrieblichen Fahrzeugs brauchen Sie eine zeitnahe, geschlossene und vollständige Dokumentation sämtlicher Fahrten. Eine frei veränderbare Tabelle oder ein später zusammengestellter CSV-Export erfüllt diese Anforderungen nicht automatisch. Bei digitalen Aufzeichnungen müssen nachträgliche Änderungen nachvollziehbar sein. ReceGuard erfasst Fahrten, verspricht damit aber keine behördliche Anerkennung jeder Aufzeichnung als steuerliches Fahrtenbuch.

Was zu einer betrieblichen Fahrt gehört

Erfassen Sie Datum, Start und Ziel, Kilometerstände zu Beginn und Ende, Strecke, besuchten Geschäftspartner und konkreten Zweck. Trennen Sie private Fahrten und Fahrten zwischen Wohnung und Betriebsstätte beziehungsweise erster Tätigkeitsstätte. Halten Sie Umwege und Unterbrechungen nachvollziehbar fest. Der Kilometerstand am Jahresanfang und Jahresende hilft, die Gesamtliste abzugleichen.

Beispiel einer Auswärtstätigkeit

Sie fahren mit dem privaten Pkw 42 Kilometer zum Kundentermin und 42 Kilometer zurück. Bei zulässiger Kilometerpauschale ergibt das 84 × 0,30 Euro = 25,20 Euro. Der Termin gehört als Nachweis dazu. Park- und Mautbelege können gesonderte Reisenebenkosten sein; prüfen Sie deren Abzug und vermeiden Sie doppelt angesetzte Kosten.

Kein zweiter Kraftstoffabzug für dieselbe Pauschalfahrt

Ein Kilometersatz soll Fahrzeugkosten pauschal abgelten. Addieren Sie nicht einfach Tankbelege für dieselbe Fahrt. Bei tatsächlichen Kosten brauchen Sie hingegen die Kostenunterlagen und eine nachvollziehbare Zuordnung der Nutzung. Die passende Methode hängt unter anderem davon ab, wem das Fahrzeug gehört und ob es zum Betriebsvermögen gehört.

Monatlich statt rückwirkend prüfen

Gleichen Sie Fahrten mit Kalender, Aufträgen und Kilometerständen ab. Exportieren Sie Strecke und Zweck gemeinsam, behalten Sie die Nachweise und dokumentieren Sie Korrekturen. Unsere Vorlage hilft beim Sammeln der Daten, ersetzt aber weder eine unveränderbare Aufzeichnung noch die Entscheidung über die steuerliche Methode.

Praktische Werkzeuge

• Ausgabenaufzeichnung
• Fahrtenvorlage

Häufig gestellte Fragen