Belege für die Steuer in Deutschland organisieren: ein prüfbarer Ablauf

Ein Vorgang, eine eindeutige Zuordnung

Geben Sie jeder Ausgabe eine eindeutige Referenz. Speichern Sie Lieferant, Rechnungsdatum, Nummer, Brutto- und Nettobetrag, Steuerangaben, Währung, Zahlung und Geschäftszweck. Verknüpfen Sie Korrekturen oder Erstattungen mit dem ursprünglichen Vorgang. Ein Kontoauszug belegt eine Zahlung, aber nicht automatisch die abgerechnete Leistung oder einen Vorsteueranspruch.

GoBD betrifft den Prozess, nicht nur die App

Die GoBD verlangen nachvollziehbare, vollständige, zeitgerechte und gegen unbemerkte Änderungen geschützte Aufzeichnungen. Beschreiben Sie, wer einen Beleg erfasst, kontrolliert, einer Buchung zuordnet und archiviert. Bewahren Sie ursprüngliche Daten und die Änderungshistorie auf. Ein Ordner mit beliebig überschreibbaren Bildern genügt nicht allein, um den Gesamtprozess als ordnungsgemäß nachzuweisen.

E-Rechnung und Scan getrennt behandeln

Eine strukturierte E-Rechnung muss mit ihren relevanten strukturierten Daten erhalten bleiben. Eine Bildschirmansicht oder ein ausgedrucktes PDF ersetzt diese nicht. Papierbelege können unter einem geeigneten dokumentierten Verfahren bildlich erfasst werden. Bevor Sie Papier vernichten, prüfen Sie, ob eine andere Vorschrift oder Beweisfunktion das Original verlangt.

Ein Monatsabschluss in vier Schritten

Kontrollieren Sie erst fehlende Rechnungen, dann den Zahlungsabgleich, anschließend Kategorien und zuletzt Erstattungen oder Dubletten. Prüfen Sie Bewirtungsangaben und betriebliche beziehungsweise private Anteile gesondert. Übergeben Sie der Steuerberatung den Export zusammen mit den dazugehörigen Originaldateien, nicht nur eine Summe pro Kategorie.

Aufbewahrung ist nicht für alles gleich

Nach § 147 AO gelten grundsätzlich zehn Jahre für bestimmte Bücher und Abschlüsse, acht Jahre für Buchungsbelege und sechs Jahre für andere aufgeführte Unterlagen. Beginn, Übergangsregeln und mögliche Verlängerungen müssen zum Dokument passen. Halten Sie Belege zu noch wirksamen Anschaffungen oder laufenden Prüfungen länger bereit, wenn erforderlich.

Ein Export muss sich zurückverfolgen lassen

Testen Sie vor dem Jahresende, ob eine beliebige Zeile zur Rechnung, Zahlung und Notiz führt. Erhalten Sie die Originalwährung und dokumentieren Sie eine notwendige Umrechnung getrennt. Kategorien in ReceGuard sind Organisationshilfen und keine automatische Entscheidung, dass ein Aufwand steuerlich abziehbar ist.

Praktische Werkzeuge

• Ausgabenaufzeichnung
• Fahrtenvorlage

Häufig gestellte Fragen