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Resposta curta: como organizar faturas para o IRS?
Peça sempre fatura com o seu NIF, digitalize-a no próprio dia com uma nota sobre a finalidade e, uma vez por semana, gaste cinco minutos a categorizar o que entrou. Ao trimestre, compare o seu arquivo com o e-Fatura e afete as despesas profissionais à atividade.
No regime simplificado, é no e-Fatura que se vê se justificou os 15% de despesas; com contabilidade organizada, o seu contabilista certificado precisa das faturas e da finalidade de cada uma. Em ambos os casos, guarde tudo durante dez anos.
O essencial
- Fatura com NIF em todas as compras profissionais.
- Digitalizar no dia, com a finalidade escrita.
- Cinco minutos por semana para categorizar.
- Conferir o e-Fatura ao trimestre e afetar as despesas à atividade.
- Guardar tudo dez anos.
Porque é que a organização importa
Uma fatura mostra o fornecedor, a data, os artigos, o IVA e o valor. O extrato bancário só mostra o valor e o nome. Se precisar de provar uma despesa, em inspeção ou para responder a uma divergência no e-Fatura, é a fatura com a nota da finalidade que resolve o assunto.
O sistema semanal de cinco minutos
- Na compra: peça fatura com o seu NIF e fotografe-a.
- No mesmo momento: escreva a finalidade (cliente, projeto, deslocação).
- À sexta-feira: atribua uma categoria às faturas da semana e resolva as que faltam.
- No fim do mês: compare com o extrato bancário.
- Ao trimestre: confira o e-Fatura e afete as faturas pendentes à atividade.
Categorias que facilitam a vida
Use as mesmas categorias o ano todo. Estas cobrem a maioria das atividades de serviços:
| Categoria | Exemplos | Nota |
|---|---|---|
| Material e consumíveis | Papel, tinteiros, pequeno material | IVA dedutível, se for sujeito passivo |
| Comunicações | Telemóvel, internet | Parte profissional |
| Software e subscrições | Faturação, design, armazenamento | Fatura com NIF, muitas vezes estrangeira |
| Deslocações e viatura | Combustível, portagens, comboio | Junte o mapa de quilómetros |
| Refeições e representação | Almoço com cliente | IVA não dedutível; anote presentes e motivo |
| Formação | Cursos, livros técnicos | Ligação clara à atividade |
| Casa afeta à atividade | Renda, luz, água | Até 25% com contabilidade organizada |
O e-Fatura como lista de verificação
O e-Fatura reúne as faturas comunicadas com o seu NIF. No regime simplificado, as despesas afetas à atividade contam para os 15% de despesas a justificar. Use o e-Fatura como lista de verificação: se lá está uma fatura que não tem no arquivo, peça uma cópia; se tem uma fatura que lá não aparece, confirme com o fornecedor.
Calendário
A declaração de IRS entrega-se entre 1 de abril e 30 de junho. O prazo para afetar e confirmar faturas no e-Fatura termina antes, normalmente no fim de fevereiro; confirme as datas do ano no Portal das Finanças.
Durante quanto tempo guardar
Dez anos, como explicamos em quanto tempo guardar faturas. Se perder uma fatura, veja como documentar a despesa.
Onde o ReceGuard ajuda
Digitalize a fatura no momento, escreva a finalidade e atribua a categoria. No fim do trimestre exporte a lista para conferir com o e-Fatura ou para o seu contabilista.
Perguntas frequentes
Qual é a melhor forma de organizar faturas?
Fatura com NIF, digitalizada no dia com a finalidade, categorizada semanalmente e conferida com o e-Fatura ao trimestre.
O e-Fatura substitui o meu arquivo?
Não. Mostra os dados comunicados; a fatura e a nota de finalidade são a prova.
Que categorias devo usar?
Poucas e estáveis: material, comunicações, software, deslocações, refeições, formação e casa afeta.
Quando tenho de afetar faturas no e-Fatura?
Dentro do prazo anual definido pela AT, normalmente até ao fim de fevereiro do ano seguinte.
Quanto tempo guardo as faturas?
Dez anos.
Fontes
- Portal das Finanças: e-Fatura
- Portal das Finanças: artigo 31.º do CIRS
- Montepio: recibos verdes, como justificar despesas no e-Fatura
Este artigo é informação geral, não aconselhamento fiscal. Confirme os prazos do ano e a sua situação com um contabilista certificado.
Digitalize recibos, registe quilómetros e exporte um pacote fiscal quando precisar.
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