Tudo o que os seus recibos precisam para se tornarem registos.

Como tudo se encaixa

É fácil comparar apps de recibos pelo ecrã da câmara. A comparação mais útil é o registo que criam depois, porque é nele que vai confiar. O ReceGuard foi pensado em torno de quatro momentos, e cada funcionalidade pertence a um deles.

O que torna um registo sólido

As autoridades fiscais pedem, de forma geral, que a prova de uma despesa mostre o valor, a data, o local e a natureza da despesa. Quatro coisas. Uma fotografia do talão dá-lhe três e deixa a quarta, porque é que a atividade precisava dela, entregue à memória, que é precisamente o que falha.

É por isso que a app lhe pede para confirmar o que leu e escrever uma linha com a finalidade antes de arquivar. Demora cerca de oito segundos por recibo e é a diferença entre um arquivo fiável e uma base de dados de números plausíveis. Em deslocações, refeições, ofertas e uso de veículos é ainda mais importante, porque são as despesas que as autoridades fiscais verificam com mais atenção.

Grátis e Pro

A versão gratuita é uma app funcional, não uma demonstração. Digitaliza recibos com o mesmo reconhecimento no dispositivo, regista quilometragem, exporta pacotes fiscais e não precisa de conta. O Pro elimina o limite diário e acrescenta as ferramentas de longo prazo: sincronização, controlo de garantias, inventário, bloqueio e os restantes temas.

Repare no que não está atrás do pagamento: a qualidade do reconhecimento, a possibilidade de o corrigir, o tratamento de várias páginas e a exportação. O que decide se os seus registos são fiáveis é igual nas duas versões.

Registos que sobrevivem à app

Os registos fiscais têm de durar mais do que a maioria do software. Na maioria dos países europeus, os documentos contabilísticos têm de ser guardados entre cinco e dez anos, e em Portugal o prazo geral é de dez anos. O nosso guia durante quanto tempo guardar faturas e recibos explica os prazos em pormenor.

Nenhuma app de recibos deveria pedir-lhe que aposte uma obrigação de dez anos na sua própria sobrevivência. Por isso a exportação gera formatos abertos com as imagens anexadas, em vez de um arquivo proprietário, e sugerimos que faça uma exportação por trimestre e a guarde num sítio que controla. Se o ReceGuard desaparecesse amanhã, esses ficheiros continuariam legíveis.

Feito para os registos de uma pessoa

O ReceGuard é uma app de registos pessoais. Não tem circuitos de aprovação, ligação a cartões da empresa, encaminhamento de reembolsos nem contabilidade geral. Se precisa que uma equipa submeta despesas para aprovação, existem plataformas próprias para isso e deve usar uma; estaria a pagar-nos por uma fila de aprovação com uma só pessoa.

Foi feito para o trabalhador independente, o prestador de serviços ou o empresário em nome individual que trata das suas próprias contas: alguém cujos recibos chegam ao bolso e à caixa de correio, que se desloca até aos clientes e que precisa que tudo faça sentido para o contabilista uma vez por ano, sem semanas de arqueologia na época do IRS.

Também não toma decisões fiscais. Organiza registos, aplica taxas de quilometragem publicadas consoante a data e agrupa despesas por categorias. O que deduz, e se o pode fazer, fica entre si e um contabilista certificado.

Por onde começar

Digitalize um recibo da sua carteira. Compare os quatro valores que a app leu com a imagem, escreva uma linha sobre porque o comprou e guarde. É todo o ciclo, e demora uns vinte segundos quando se torna hábito.

Se quiser ver como ficam os registos antes de instalar, as ferramentas gratuitas funcionam inteiramente no navegador, sem app, e os guias explicam as regras de conservação em que a app se baseia: o que conta como prova suficiente, quanto tempo guardar e que despesas precisam de mais do que uma fotografia.

Perguntas comuns