Tot ce le trebuie bonurilor tale ca să devină evidențe.

Cum se leagă totul

Aplicațiile pentru bonuri sunt ușor de comparat după ecranul camerei. Comparația utilă este înregistrarea pe care o creează după aceea, pentru că pe ea te vei baza. ReceGuard e construit în jurul a patru momente, iar fiecare funcție aparține unuia dintre ele.

Ce face o înregistrare solidă

Autoritățile fiscale cer, în general, ca documentul justificativ al unei cheltuieli să arate suma, data, locul și natura cheltuielii. Patru lucruri. O fotografie a bonului îți oferă trei dintre ele și lasă al patrulea – de ce avea nevoie activitatea de el – în seama memoriei, adică exact partea care cedează.

De aceea aplicația îți cere să confirmi ce a citit și să scrii un rând despre scop înainte de arhivare. Durează cam opt secunde pe bon și face diferența dintre o arhivă de încredere și o bază de date cu cifre care doar par plauzibile. La deplasări, protocol, cadouri și folosirea autoturismului contează și mai mult, pentru că pe acestea le verifică ANAF cel mai atent.

Gratuit și Pro

Versiunea gratuită este o aplicație funcțională, nu o demonstrație. Scanează bonuri cu aceeași recunoaștere pe dispozitiv, înregistrează kilometri, exportă pachete fiscale și nu are nevoie de cont. Pro elimină limita zilnică și adaugă instrumentele pe termen lung: sincronizare, urmărirea garanțiilor, inventar, blocare și restul temelor.

Observă ce nu este contra cost: calitatea recunoașterii, posibilitatea de a o corecta, gestionarea mai multor pagini și exportul. Ce decide dacă evidențele tale sunt de încredere este la fel în ambele versiuni.

Evidențe care supraviețuiesc aplicației

Evidențele fiscale trebuie să dureze mai mult decât majoritatea programelor. În România, documentele justificative și registrele contabile se păstrează în general cinci ani, iar și în alte țări europene termenele sunt de obicei între cinci și zece ani. Detaliile sunt în ghidul despre cât timp se păstrează facturile și bonurile.

Nicio aplicație de bonuri n-ar trebui să-ți ceară să pariezi o obligație de zece ani pe faptul că ea va mai exista. De aceea exportul produce formate deschise cu imaginile atașate în loc de o arhivă închisă și îți recomandăm să faci un export în fiecare trimestru și să-l păstrezi într-un loc pe care îl controlezi tu. Dacă ReceGuard ar dispărea mâine, fișierele ar rămâne lizibile.

Făcut pentru evidențele unei singure persoane

ReceGuard este o aplicație de evidență personală. Nu are fluxuri de aprobare, legături cu carduri de firmă, decontări sau registru general. Dacă ai nevoie ca angajații să trimită cheltuieli spre aprobare, există platforme dedicate și ar trebui să folosești una – altfel ne-ai plăti pentru o coadă de aprobare cu o singură persoană.

Este făcut pentru PFA-ul, freelancerul sau colaboratorul care își ține singur evidența: cineva ale cărui bonuri ajung în buzunar și în inbox, care merge cu mașina la clienți și are nevoie ca totul să aibă sens pentru contabil o dată pe an, fără săptămâni de arheologie înainte de termenul declarației.

Nici nu ia decizii fiscale. Organizează evidențele, aplică tarifele publicate în funcție de dată și grupează cheltuielile pe categorii. Ce deduci și dacă ai dreptul rămâne între tine și un consultant fiscal.

De unde să începi

Scanează un bon din portofel. Compară cele patru valori citite de aplicație cu imaginea, scrie un rând despre de ce l-ai cumpărat și salvează. Acesta e tot ciclul, iar când devine obișnuință durează cam douăzeci de secunde.

Dacă vrei să vezi cum arată evidențele finale înainte să te angajezi, instrumentele gratuite rulează complet în browser, fără aplicație, iar ghidurile explică regulile de evidență pe care se bazează aplicația: ce înseamnă o dovadă suficientă, cât timp se păstrează și ce cheltuieli au nevoie de mai mult decât o fotografie.

Întrebări frecvente