Allt dina kvitton behöver för att bli underlag.

Hur delarna hänger ihop

Kvittoappar är lätta att jämföra utifrån kameraskärmen. Det mer användbara är att jämföra posten de skapar efteråt, eftersom det är den du kommer att förlita dig på. ReceGuard är byggt kring fyra moment, och varje funktion hör till ett av dem.

Vad som gör att ett underlag håller

Skattemyndigheter, också Skatteverket, förväntar sig i regel att underlaget för en utgift visar belopp, datum, plats och vad utgiften avser. Fyra saker. En bild av ett kvitto ger dig tre av dem och lämnar den fjärde, varför verksamheten behövde det, åt minnet, och det är just den som sviker.

Därför ber appen dig bekräfta det den läst och skriva en rad om syftet innan du arkiverar. Det tar ungefär åtta sekunder per kvitto och är skillnaden mellan ett arkiv du kan lita på och en databas med rimliga siffror. För resor, representation, gåvor och bilanvändning väger det ännu tyngre, eftersom det är de utgifterna Skatteverket granskar noggrannast.

Gratis och Pro

Gratisversionen är en fungerande app, inte en demo. Den skannar kvitton med samma igenkänning i enheten, för körjournal, exporterar skattepaket och kräver inget konto. Pro tar bort det dagliga taket och lägger till verktygen för lång sikt: synkning, garantibevakning, inventarie, lås och resten av temana.

Lägg märke till vad som inte ligger bakom betalväggen: igenkänningens kvalitet, möjligheten att rätta den, hanteringen av flera sidor och exporten. Det som avgör om dina underlag är pålitliga är detsamma i båda versionerna.

Underlag som överlever appen

Skatteunderlag måste överleva det mesta av all programvara. I Sverige ska räkenskapsinformation enligt bokföringslagen sparas i sju år efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades. Vår guide om hur länge kvitton och fakturor ska sparas går igenom fristerna i detalj.

Ingen kvittoapp borde be dig satsa en sjuårig skyldighet på att appen själv finns kvar. Därför skapar exporten öppna format med bilderna bifogade i stället för ett slutet arkiv, och vi föreslår att du gör en export varje kvartal och sparar den på ett ställe du själv styr över. Om ReceGuard försvann i morgon skulle filerna fortfarande gå att läsa.

Byggd för en persons underlag

ReceGuard är en app för personliga underlag. Det finns inga attestflöden, inga flöden för företagskort, ingen hantering av utläggsersättningar och ingen huvudbok. Om anställda ska lämna in utlägg för attest finns plattformar för teamutlägg av goda skäl, och då ska du använda en sådan; annars betalar du oss för en attestkö med en enda person i.

Appen är byggd för frilansaren, konsulten eller enskilda näringsidkaren som sköter sin egen bokföring: någon vars kvitton hamnar i fickan och i inkorgen, som kör till kunder och behöver att allt är begripligt för redovisningskonsulten en gång om året, utan veckor av arkeologi inför deklarationen.

Appen fattar inte heller några skattebeslut. Den ordnar underlag, tillämpar publicerade ersättningar efter resans datum och grupperar utgifter enligt raderna i din blankett. Vad du drar av, och om du får, avgör du med en redovisningskonsult eller skatterådgivare.

Var du börjar

Skanna ett kvitto ur plånboken. Kontrollera de fyra siffror appen läste mot bilden, skriv en rad om varför du köpte det och spara. Det är hela slingan, och när det blivit en vana tar det ungefär tjugo sekunder.

Vill du se hur de färdiga underlagen ser ut innan du bestämmer dig, så körs de kostnadsfria verktygen helt i webbläsaren utan app, och guiderna går igenom de regler för underlag som appen bygger på: vad som räknas som tillräckligt bevis, hur länge det ska sparas och vilka utgifter som kräver mer än ett foto.

Vanliga frågor