Sök: hitta kvittot, inte mappen

Vad som går att söka på

Allt som skanningen läste och allt du lade till. Butiksnamnet, hela texten på kvittot, kategorin, dina anteckningar, dina taggar, kunden, indelningen i affär eller privat och betalkontot med kortets slutsiffror.

Den fullständiga kvittotexten är det som överraskar. Du skrev aldrig in produktnamnet i något fält, men det stod på kvittot, så en sökning på det hittar köpet.

Varför återsökning hör till reglerna

I USA godtar IRS elektroniska underlag på tre villkor: de ska vara läsbara, gå att skriva ut och vara indexerade så att en viss post kan tas fram. Bokföringslagen ställer liknande krav: räkenskapsinformationen ska kunna tas fram utan dröjsmål och i läsbar form. Det tredje villkoret är där de flesta system tyst fallerar.

En mapp med daterade jpg-filer klarar de två första och fallerar på det tredje. Om det krävs att du scrollar genom ett års bilder för att visa ett kvitto gör arkivet inte sitt jobb.

Hitta saker flera månader senare

Provet för ett kvittosystem är inte hur snabbt det fångar. Det är om du elva månader senare kan svara på en fråga om ett enda köp på under en minut: vad det var, varför verksamheten behövde det och var bilden finns.