ReceGuardHaku: löydä kuitti, älä kansiota
Veroviranomaiset odottavat, että sähköiset tositteet voidaan esittää pyydettäessä; Yhdysvalloissa Revenue Procedure 97-22 vaatii lisäksi, että ne on indeksoitu. Kuusituhatta kuvaa kameran rullassa on teoriassa olemassa mutta käytännössä ei.
Mitä voi hakea
Kaiken, minkä skannaus luki, ja kaiken, minkä lisäsit. Myyjän nimen, kuittiin painetun koko tekstin, luokan, muistiinpanosi, tunnisteesi, asiakkaan, jaon työ- tai henkilökohtaiseen sekä maksutilin kortin loppunumeroineen.
Kuitin koko teksti yllättää eniten. Et koskaan kirjoittanut tuotteen nimeä mihinkään kenttään, mutta se oli painettu kuittiin, joten sen haku löytää oston.
Miksi löydettävyys kuuluu säännösten noudattamiseen
Yhdysvalloissa IRS hyväksyy sähköiset tositteet kolmella ehdolla: niiden on oltava luettavia, tulostettavissa ja indeksoituja, jotta tietty merkintä voidaan löytää. Suomen kirjanpitolaki edellyttää samaan tapaan, että tositteet voidaan tarvittaessa esittää luettavassa muodossa. Kolmanteen ehtoon useimmat järjestelmät kaatuvat huomaamatta.
Kansio päivättyjä JPEG-kuvia täyttää kaksi ensimmäistä ehtoa ja kaatuu kolmanteen. Jos yhden kuitin esittäminen vaatii vuoden kuvien selaamista, arkisto ei tee tehtäväänsä.
Rajaa kansion, vuoden, työ- tai henkilökohtaisen tai vähennyskelpoisen mukaan ja hae sitten jäljelle jääneestä. Useimmat kysymykset ovat yhden suodattimen ja yhden sanan yhdistelmä.
Löytäminen kuukausien päästä
Kuittijärjestelmän koetinkivi ei ole tallennuksen nopeus. Se on, pystytkö yksitoista kuukautta myöhemmin vastaamaan yhtä ostosta koskevaan kysymykseen alle minuutissa: mikä se oli, miksi yritys tarvitsi sitä ja missä kuva on.
Aloita yhdellä kuitilla.
Ei tiliä, ei latauksia palvelimelle, ei asetuksia. Skannaa jotain lompakostasi ja katso, miltä merkintä näyttää.
Lataa ReceGuard ilmaiseksi