Cerca: troba el rebut, no la carpeta

Què es pot cercar

Tot el que ha llegit l’escaneig i tot el que hi has afegit. El nom del comerç, el text complet imprès al rebut, la categoria, les teves notes, les teves etiquetes, el client, la classificació professional i el compte de pagament amb els últims dígits de la targeta.

El text complet del rebut és el que sorprèn. No has escrit mai el nom del producte en cap camp, però era imprès al tiquet, i per això buscar-lo troba la compra.

Per què trobar és part del compliment

Als EUA, l’IRS accepta registres electrònics amb tres condicions: que siguin llegibles, que es puguin reproduir en paper i que estiguin indexats perquè es pugui recuperar un registre concret. Les normes de conservació digital europees, incloses les espanyoles, van en la mateixa direcció. La tercera és on la majoria de sistemes fallen sense que ningú se n’adoni.

Una carpeta de JPEG amb data compleix les dues primeres i falla la tercera. Si presentar un rebut vol dir repassar un any de fotos, l’arxiu no fa la seva feina.

Trobar coses mesos després

La prova d’un sistema de rebuts no és com de ràpid captura. És si, onze mesos després, pots respondre una pregunta sobre una sola compra en menys d’un minut: què era, per què la necessitava l’activitat i on és la imatge.