Hledání: najděte účtenku, ne složku

Co se dá hledat

Všechno, co sken přečetl, a všechno, co jste doplnili. Název obchodu, celý text na účtence, kategorie, vaše poznámky, štítky, klient, zařazení pracovní nebo soukromé a platební účet s koncovkou karty.

Nejvíc překvapí celý text účtenky. Název výrobku jste nikdy nenapsali do žádného pole, ale byl vytištěný na účtence, takže ho hledání najde.

Proč dohledatelnost patří k plnění povinností

V USA IRS přijímá elektronické záznamy za tří podmínek: musí být čitelné, musí jít vytisknout a musí být indexované, aby se dal dohledat konkrétní záznam. Česká pravidla pro uchovávání dokladů míří stejným směrem: doklady musí jít při kontrole předložit v čitelné podobě. Na třetí podmínce většina systémů nenápadně selhává.

Složka s datovanými JPEGy splní první dvě a ve třetí neobstojí. Pokud předložení jedné účtenky znamená procházet rok fotek, archiv nedělá svou práci.

Dohledání po měsících

Zkouškou systému na účtenky není rychlost zachycení. Je to, jestli o jedenáct měsíců později za méně než minutu odpovíte na otázku o jednom nákupu: co to bylo, proč to podnikání potřebovalo a kde je snímek.