Søgning: find kvitteringen, ikke mappen

Hvad der kan søges i

Alt, hvad scanningen læste, og alt, hvad du tilføjede. Forretningens navn, den fulde tekst på kvitteringen, kategorien, dine noter, dine tags, kunden, den erhvervsmæssige klassificering og betalingskontoen med kortets sidste cifre.

Kvitteringens fulde tekst er den, der overrasker folk. Du har aldrig skrevet produktnavnet i et felt, men det stod på bonen, så en søgning på det finder købet.

Hvorfor genfinding er en del af reglerne

I USA accepterer IRS elektroniske bilag på tre betingelser: de er læselige, de kan gengives på papir, og de er indekserede, så et bestemt bilag kan findes. Den danske bogføringslov peger i samme retning med krav om, at bilag skal kunne fremfindes og fremvises. Den tredje betingelse er der, hvor de fleste systemer stille og roligt svigter.

En mappe med daterede JPEG-filer opfylder de to første og falder på den tredje. Hvis det at finde én kvittering betyder, at du skal rulle gennem et års billeder, gør arkivet ikke sit arbejde.

At finde ting måneder senere

Prøven på et kvitteringssystem er ikke, hvor hurtigt det indfanger. Det er, om du elleve måneder senere kan besvare et spørgsmål om ét enkelt køb på under et minut – hvad det var, hvorfor virksomheden havde brug for det, og hvor billedet er.