Tìm kiếm: tìm hóa đơn, không phải thư mục

Những gì tìm được

Mọi thứ lần quét đã đọc và mọi thứ bạn thêm vào. Tên cửa hàng, toàn bộ chữ in trên hóa đơn, hạng mục, ghi chú, thẻ phân loại, khách hàng, phân loại công việc hay cá nhân, và tài khoản thanh toán kèm số cuối thẻ.

Toàn văn hóa đơn là điều khiến mọi người bất ngờ. Bạn chưa từng gõ tên sản phẩm vào ô nào, nhưng nó được in trên hóa đơn, nên tìm nó sẽ ra giao dịch mua.

Vì sao tìm lại được là một phần của tuân thủ

Ở Mỹ, IRS chấp nhận hồ sơ điện tử với ba điều kiện: đọc được, in ra giấy được và được lập chỉ mục để tìm được một hồ sơ cụ thể. Ở Việt Nam, chứng từ kế toán cũng phải được lưu trữ sao cho có thể xuất trình khi cơ quan có thẩm quyền yêu cầu. Điều kiện thứ ba là chỗ phần lớn hệ thống âm thầm thất bại.

Một thư mục ảnh JPEG có ghi ngày đáp ứng hai điều kiện đầu và trượt điều kiện thứ ba. Nếu xuất trình một hóa đơn nghĩa là phải cuộn qua ảnh của cả năm, kho lưu trữ đó không làm tròn việc của nó.

Tìm lại sau nhiều tháng

Thước đo của một hệ thống hóa đơn không phải là ghi nhanh tới đâu, mà là mười một tháng sau bạn có trả lời được câu hỏi về một giao dịch mua trong chưa đầy một phút hay không: đó là gì, vì sao công việc cần nó và ảnh nằm ở đâu.