Αναζήτηση: βρείτε την απόδειξη, όχι τον φάκελο

Τι μπορεί να αναζητηθεί

Ό,τι διάβασε η σάρωση και ό,τι προσθέσατε εσείς. Το όνομα του εμπόρου, όλο το κείμενο που είναι τυπωμένο στην απόδειξη, η κατηγορία, οι σημειώσεις σας, οι ετικέτες σας, ο πελάτης, η επαγγελματική κατάταξη και ο λογαριασμός πληρωμής με την κατάληξη της κάρτας.

Το πλήρες κείμενο της απόδειξης είναι αυτό που εκπλήσσει. Δεν γράψατε ποτέ το όνομα του προϊόντος σε κάποιο πεδίο, αλλά ήταν τυπωμένο στην απόδειξη, οπότε η αναζήτησή του βρίσκει την αγορά.

Γιατί η ανάκτηση είναι μέρος της συμμόρφωσης

Στις ΗΠΑ, το IRS δέχεται ηλεκτρονικά αρχεία με τρεις προϋποθέσεις: να είναι ευανάγνωστα, να μπορούν να αναπαραχθούν σε χαρτί και να είναι ευρετηριασμένα ώστε να ανακτάται μια συγκεκριμένη εγγραφή. Οι ευρωπαϊκοί κανόνες ηλεκτρονικής φύλαξης, και οι ελληνικοί, κινούνται προς την ίδια κατεύθυνση. Η τρίτη προϋπόθεση είναι εκεί όπου τα περισσότερα συστήματα αποτυγχάνουν αθόρυβα.

Ένας φάκελος με JPEG ανά ημερομηνία καλύπτει τις δύο πρώτες και αποτυγχάνει στην τρίτη. Αν η προσκόμιση μίας απόδειξης σημαίνει να κοιτάξετε έναν χρόνο φωτογραφιών, το αρχείο δεν κάνει τη δουλειά του.

Εύρεση πραγμάτων μήνες αργότερα

Η δοκιμασία ενός συστήματος αποδείξεων δεν είναι πόσο γρήγορα καταγράφει. Είναι αν, έντεκα μήνες αργότερα, μπορείτε να απαντήσετε σε λιγότερο από ένα λεπτό σε μια ερώτηση για μία αγορά: τι ήταν, γιατί τη χρειαζόταν η δραστηριότητα και πού είναι η εικόνα.