ReceGuardVyhľadávanie: nájdite doklad, nie priečinok
Daňové úrady vyžadujú, aby sa elektronické záznamy dali na požiadanie predložiť; v USA Revenue Procedure 97-22 dokonca žiada, aby boli zaindexované. Šesťtisíc obrázkov vo fotoalbume technicky existuje a prakticky nie.
Čo sa dá vyhľadať
Všetko, čo sken prečítal, a všetko, čo ste doplnili. Názov obchodníka, celý text vytlačený na doklade, kategóriu, vaše poznámky, štítky, klienta, podnikateľské zaradenie a platobný účet s koncom čísla karty.
Ľudí prekvapí práve celý text dokladu. Názov produktu ste nikdy nenapísali do žiadneho poľa, ale bol vytlačený na bločku, takže ho vyhľadávanie nájde.
Prečo je vyhľadanie súčasťou plnenia povinností
V USA IRS akceptuje elektronické záznamy za troch podmienok: sú čitateľné, dajú sa vytlačiť a sú zaindexované, aby sa konkrétny záznam dal nájsť. Európske pravidlá elektronickej archivácie vrátane slovenských smerujú rovnakým smerom. Tretia podmienka je miesto, kde väčšina systémov potichu zlyháva.
Priečinok s JPEG súbormi podľa dátumu splní prvé dve a pri tretej neobstojí. Ak predloženie jedného dokladu znamená prechádzať rok fotiek, archív si neplní úlohu.
Zúžte výber podľa priečinka, roku, podnikateľské či súkromné alebo daňovo uznateľné a hľadajte v tom, čo zostane. Väčšina otázok je kombinácia jedného filtra a jedného slova.
Nájsť veci o mesiace neskôr
Skúškou systému dokladov nie je, ako rýchlo zachytáva. Je to, či o jedenásť mesiacov dokážete za menej ako minútu odpovedať na otázku o jednom nákupe – čo to bolo, prečo to podnikanie potrebovalo a kde je obrázok.
Začnite jedným dokladom.
Bez účtu, bez nahrávania, bez nastavovania. Naskenujte niečo z peňaženky a pozrite sa, ako vyzerá záznam.
Stiahnuť ReceGuard zadarmo