Všetko, čo vaše doklady potrebujú, aby sa z nich stali záznamy.

Ako to do seba zapadá

Aplikácie na doklady sa ľahko porovnávajú podľa obrazovky fotoaparátu. Užitočnejšie je porovnať záznam, ktorý vytvoria potom, lebo na ten sa budete spoliehať. ReceGuard je postavený okolo štyroch momentov a každá funkcia patrí k jednému z nich.

Čo robí záznam spoľahlivým

Daňové úrady vo všeobecnosti očakávajú, že doklad k výdavku ukáže sumu, dátum, miesto a povahu výdavku. Štyri veci. Fotka bločku vám dá tri z nich a štvrtú – prečo to podnikanie potrebovalo – nechá na pamäť, a práve tá zlyháva.

Preto vás aplikácia žiada potvrdiť, čo prečítala, a pred zaradením napísať riadok o účele. Trvá to asi osem sekúnd na doklad a je to rozdiel medzi archívom, na ktorý sa dá spoľahnúť, a databázou vierohodne vyzerajúcich čísel. Pri cestovných náhradách, reprezentácii, daroch a používaní auta je to ešte dôležitejšie, lebo práve tieto výdavky správca dane preveruje najdôkladnejšie.

Zadarmo a Pro

Bezplatná verzia je funkčná aplikácia, nie ukážka. Skenuje doklady s rovnakým rozpoznávaním v zariadení, eviduje jazdy, exportuje daňové balíky a nepotrebuje účet. Pro odstraňuje denný limit a pridáva nástroje na dlhodobé používanie: synchronizáciu, sledovanie záruk, inventár, zámok a ostatné motívy.

Všimnite si, čo nie je za poplatok: kvalita rozpoznávania, možnosť opravy, spracovanie viacerých strán a export. To, čo rozhoduje o dôveryhodnosti vašich záznamov, je v oboch verziách rovnaké.

Záznamy, ktoré prežijú aplikáciu

Daňové záznamy musia vydržať dlhšie ako väčšina softvéru. Na Slovensku sa účtovné doklady uchovávajú desať rokov po roku, ktorého sa týkajú, a aj v iných európskych krajinách sú lehoty zvyčajne päť až desať rokov. Podrobnosti nájdete v návode ako dlho uchovávať účtovné doklady.

Žiadna aplikácia na doklady by od vás nemala žiadať, aby ste desaťročnú povinnosť stavili na to, že bude ešte existovať. Preto export vytvára otvorené formáty s priloženými obrázkami namiesto uzavretého archívu a odporúčame urobiť export každý štvrťrok a uložiť ho tam, kde ho máte pod kontrolou. Keby ReceGuard zajtra zmizol, súbory by stále boli čitateľné.

Vytvorené pre záznamy jedného človeka

ReceGuard je aplikácia na osobnú evidenciu. Nemá schvaľovacie procesy, napojenie na firemné karty, preplácanie výdavkov ani hlavnú knihu. Ak potrebujete, aby zamestnanci posielali výdavky na schválenie, existujú na to platformy a mali by ste použiť niektorú z nich – inak by ste nám platili za schvaľovací rad s jedným človekom.

Je určená živnostníkovi, freelancerovi alebo SZČO, ktorý si vedie vlastnú evidenciu: niekomu, komu doklady chodia do vrecka aj do e-mailu, kto jazdí za klientmi a potrebuje, aby to všetko raz ročne dávalo zmysel účtovníkovi bez týždňov archeológie pred termínom priznania.

Ani nerozhoduje o daniach. Triedi záznamy, uplatňuje zverejnené sadzby podľa dátumu a zoskupuje výdavky do kategórií. Čo si uplatníte a či môžete, je na vás a vašom daňovom poradcovi.

Kde začať

Naskenujte jeden doklad z peňaženky. Porovnajte štyri údaje, ktoré aplikácia prečítala, s obrázkom, napíšte jeden riadok o tom, prečo ste to kúpili, a uložte. To je celý cyklus a keď sa z neho stane zvyk, trvá asi dvadsať sekúnd.

Ak chcete vidieť, ako vyzerajú hotové záznamy, skôr ako sa rozhodnete, bezplatné nástroje fungujú celé v prehliadači bez aplikácie a návody vysvetľujú pravidlá evidencie, na ktorých je aplikácia postavená: čo je dostatočný doklad, ako dlho ho uchovávať a ktoré výdavky potrebujú viac než fotku.

Časté otázky