Alles wat je bonnetjes nodig hebben om administratie te worden.

Hoe de onderdelen in elkaar grijpen

Bonnenapps zijn makkelijk te vergelijken op hun camerascherm. Nuttiger is de registratie die ze daarna opleveren, want daar vertrouw je straks echt op. ReceGuard is gebouwd rond vier momenten, en elke functie hoort bij een ervan.

Wat een registratie sterk maakt

Belastingdiensten, ook de Nederlandse Belastingdienst, verwachten in het algemeen dat het bewijs van een uitgave het bedrag, de datum, de plaats en de aard van de uitgave laat zien. Vier dingen. Een foto van een bonnetje geeft er drie en laat de vierde, waarom het bedrijf het nodig had, over aan je geheugen, en dat is precies wat het laat afweten.

Daarom vraagt de app je te bevestigen wat er gelezen is en een regel over het doel te schrijven voordat je opslaat. Dat kost zo'n acht seconden per bon en is het verschil tussen een betrouwbaar archief en een database met aannemelijk ogende getallen. Bij reizen, etentjes, relatiegeschenken en autogebruik weegt dat nog zwaarder, omdat dat de gemengde kosten zijn waar de Belastingdienst het scherpst naar kijkt.

Gratis en Pro

De gratis versie is een werkende app, geen demo. Ze scant bonnen met dezelfde herkenning op het toestel, registreert ritten, exporteert belastingpakketten en vraagt geen account. Pro haalt de daglimiet weg en voegt de functies voor de lange termijn toe: synchronisatie, garantiebeheer, inventaris, een vergrendeling en de overige thema's.

Let op wat er niet achter de betaalmuur zit: de kwaliteit van de herkenning, de mogelijkheid om die te corrigeren, de verwerking van meerdere pagina's en de export. Wat bepaalt of je administratie betrouwbaar is, is in beide versies hetzelfde.

Administratie die de app overleeft

Belastingadministratie moet langer meegaan dan de meeste software. In Nederland geldt een wettelijke bewaarplicht van zeven jaar, en voor gegevens over onroerende zaken tien jaar. Onze gids over hoe lang je bonnen en facturen moet bewaren legt de termijnen uitgebreid uit.

Geen bonnenapp zou je moeten vragen een verplichting van zeven jaar te laten afhangen van het voortbestaan van die app. Daarom maakt de export open bestandsformaten met de afbeeldingen erbij in plaats van een gesloten archief, en raden we aan elk kwartaal een export te maken en die te bewaren op een plek die jij beheert. Als ReceGuard morgen verdween, bleven die bestanden gewoon leesbaar.

Gemaakt voor de administratie van één persoon

ReceGuard is een app voor persoonlijke administratie. Er zijn geen goedkeuringsstromen, geen koppelingen met bedrijfscreditcards, geen declaratieroutes en geen grootboek. Moeten medewerkers declaraties ter goedkeuring indienen, dan bestaat er met goede reden een declaratieplatform voor teams en kun je dat beter gebruiken; anders betaal je ons voor een goedkeuringsrij met één persoon erin.

De app is gemaakt voor de zzp'er, freelancer of eenmanszaak die de eigen boeken bijhoudt: iemand van wie de bonnetjes in een broekzak en een inbox belanden, die naar klanten rijdt en wil dat het eens per jaar allemaal klopt voor de boekhouder, zonder weken archeologie rond de aangifte.

De app neemt ook geen belastingbeslissingen. Ze ordent gegevens, past gepubliceerde kilometertarieven toe op ritdatum en groepeert uitgaven onder de regels van je formulier. Wat je aftrekt, en of dat mag, bespreek je met een belastingadviseur.

Waar te beginnen

Scan één bon uit je portemonnee. Controleer de vier getallen die de app heeft gelezen tegen de afbeelding, schrijf één regel over waarom je het kocht en sla op. Dat is de hele cyclus, en die kost zo'n twintig seconden als het eenmaal een gewoonte is.

Wil je eerst zien hoe de uiteindelijke administratie eruitziet, dan draaien de gratis tools volledig in de browser zonder app, en leggen de gidsen de bewaarregels uit waarop de app is gebouwd: wat telt als voldoende bewijs, hoe lang je het bewaart en welke uitgaven meer nodig hebben dan een foto.

Veelgestelde vragen