Rittenregistratie: ritten met de details die je administratie nodig heeft

Wat een rittenregistratie moet bevatten

In de VS vraagt IRS Publication 463 per zakelijk gebruik van de auto om vier dingen: de afstand, de datum, de zakelijke bestemming en het zakelijke doel, plus het totaal aantal gereden kilometers in het jaar. De Belastingdienst vraagt voor een sluitende rittenregistratie vergelijkbare gegevens, waaronder begin- en eindstand, adressen en de route als die afwijkt.

ReceGuard legt dat allemaal vast en voegt het voertuig toe, wat belangrijk wordt zodra er meer dan één auto in huis is. Kilometerstanden zijn optioneel maar worden ondersteund, omdat ze de eenvoudigste manier zijn om het jaartotaal te krijgen.

Met gps of handmatig

Start de registratie als je wegrijdt en stop als je aankomt, dan wordt de afstand voor je gemeten. De route blijft op het toestel.

Of voer de rit handmatig in, wat meestal sneller is voor een rit die je elke week maakt. Het doel schrijf je hoe dan ook zelf, want dat veld bepaalt of de aftrek standhoudt en geen sensor kan het invullen. "Opname op locatie, offerte keuken Alder" is een registratie. "Klant" niet.

In de VS heeft 2026 twee tarieven

De Amerikaanse IRS heeft het zakelijke tarief voor 2026 halverwege het jaar aangepast, wat af en toe gebeurt als brandstof sterk duurder wordt. Daardoor doet de ritdatum er meer toe dan anders.

Omdat ritten met hun datum worden opgeslagen en niet als jaartotaal, krijgt elke rit het juiste tarief. Een tool die alleen een jaarcijfer bewaart, kan het jaar niet correct splitsen, en een gemiddeld tarief staat in geen enkele officiële tabel. In Nederland geldt voor 2026 een zakelijke kilometervergoeding van € 0,25 per kilometer; voor een rittenregistratie met je eigen tarief gebruik je ons sjabloon voor een rittenregistratie.

Ritten en bonnen bij elkaar

Eén klantbezoek kan een rit, een parkeerbon, tol en een kop koffie opleveren, elk in een andere categorie. Als de rittenregistratie naast de bonnen staat, staat de hele klus op één plek wanneer iemand vraagt wat die dag heeft gekost.