Ewidencja przebiegu: trasy z danymi, których wymaga dokumentacja

Co musi zawierać ewidencja przebiegu

W USA publikacja IRS 463 wymaga przy każdym służbowym użyciu samochodu czterech rzeczy: przebiegu, daty, miejsca docelowego i celu biznesowego, a do tego łącznego przebiegu w roku. W Polsce przedsiębiorca rozliczający samochód prywatny niebędący środkiem trwałym od 2019 roku nie musi prowadzić kilometrówki, bo odlicza 20% wydatków, ale taka ewidencja nadal przydaje się przy zwrotach kosztów i rozliczeniach z klientem.

ReceGuard zapisuje to wszystko i dodaje pojazd, co ma znaczenie, gdy tylko w domu jest więcej niż jeden samochód. Stany licznika są opcjonalne, ale obsługiwane, bo to najprostszy sposób, by uzyskać roczną sumę.

Przez GPS lub ręcznie

Włącz zapis, gdy ruszasz, i zatrzymaj go po dotarciu, a dystans zostanie zmierzony za Ciebie. Trasa zostaje w urządzeniu.

Możesz też wpisać trasę ręcznie, co zwykle jest szybsze przy przejazdach powtarzanych co tydzień. Cel i tak wpisujesz sam, bo to pole decyduje, czy koszt się obroni, i tylko jego żaden czujnik nie uzupełni. "Oględziny, wycena kuchni Alder" to zapis. "Klient" nim nie jest.

W USA rok 2026 ma dwie stawki

Amerykański IRS zmienił stawkę służbową na 2026 rok w połowie roku, co robi od czasu do czasu, gdy paliwo gwałtownie drożeje. Przez to data trasy ma większe znaczenie niż zwykle.

Ponieważ trasy są zapisywane z datą, a nie jako suma roczna, każda dostaje właściwą stawkę. Narzędzie, które przechowuje tylko roczną liczbę, nie podzieli roku poprawnie, a stawka uśredniona nie występuje w żadnej oficjalnej tabeli. W Polsce stawki za kilometr dla pracowników wynoszą 0,89 zł dla aut do 900 cm³ i 1,15 zł powyżej; do własnej ewidencji użyj naszego wzoru ewidencji przebiegu.

Trasy i paragony razem

Jedna wizyta u klienta może dać trasę, bilet parkingowy, opłatę za autostradę i kawę, każde w innej kategorii. Gdy ewidencja przebiegu leży obok paragonów, cała usługa jest w jednym miejscu, gdy ktoś zapyta, ile kosztował ten dzień.