ReceGuard
PL
Pobierz aplikację
Strona główna / Artykuły / Kilometrówka
Przejazdy

Kilometrówka: wymagane dane, wzór i kiedy jest potrzebna

Od 2019 roku przedsiębiorca nie musi prowadzić kilometrówki, żeby rozliczyć prywatny samochód w firmie. Jest ona jednak potrzebna przy zwrocie dla pracownika i przy pełnym odliczeniu VAT. Stawki, dane i wzór.

Jednoosobowa działalnośćOpublikowano 20 października 20264 min czytania
Ewidencja przejazdów firmowych
Stawki0,89 zł/km do 900 cm³, 1,15 zł/km powyżej 900 cm³.
Samochód prywatny w firmie20% wydatków, bez kilometrówki.
VAT 100%Wymaga ewidencji przebiegu i zgłoszenia VAT-26.

W skrócie: kiedy potrzebna jest kilometrówka?

Ewidencja przebiegu pojazdu (kilometrówka) jest potrzebna, gdy pracownik używa prywatnego samochodu w celach służbowych i dostaje zwrot według stawek: 0,89 zł/km (do 900 cm³) lub 1,15 zł/km (powyżej 900 cm³), oraz gdy firma chce odliczyć 100% VAT od samochodu używanego wyłącznie w działalności.

Przedsiębiorca, który używa w firmie prywatnego samochodu niewprowadzonego do ewidencji środków trwałych, nie prowadzi kilometrówki: zalicza do kosztów 20% wydatków. Przy samochodzie firmowym używanym też prywatnie kosztem jest 75% wydatków eksploatacyjnych.

Najważniejsze

  • Stawki: 0,89 zł/km i 1,15 zł/km.
  • Prywatny samochód w JDG: 20% wydatków, bez kilometrówki.
  • Samochód firmowy o użytku mieszanym: 75% kosztów, 50% VAT.
  • 100% VAT tylko z ewidencją przebiegu i VAT-26.
  • Przechowuj ewidencję 5 lat.

Jakie dane zawiera ewidencja?

DataTrasaCelKmStawkaKwota
6.10.2026Kraków – Tarnów – KrakówSpotkanie z klientem1701,15 zł195,50 zł
8.10.2026Kraków – Katowice – KrakówTargi branżowe1601,15 zł184,00 zł

Ewidencja pracownika zawiera też imię i nazwisko, numer rejestracyjny, pojemność silnika i podpis. Przy ewidencji do VAT wpisuje się stan licznika na początek i koniec okresu oraz każdy przejazd z celem i liczbą kilometrów.

Które zasady dotyczą Ciebie?

SytuacjaKosztVATKilometrówka?
Samochód prywatny, nie w ewidencji środków trwałych20% wydatków50%Nie
Samochód firmowy, użytek mieszany75% wydatków50%Nie
Samochód firmowy, wyłącznie w działalności100%100%Tak, plus VAT-26
Prywatny samochód pracownikaZwrot do 0,89 / 1,15 zł/km—Tak

Jak prowadzić ewidencję

  1. Zapisz stan licznika na początek okresu.
  2. Wpisuj każdy przejazd tego samego dnia.
  3. Zachowuj paragony za paliwo, parkingi i autostrady.
  4. Podsumuj okres i zapisz stan licznika na koniec.

Gdzie pomaga ReceGuard
Zapisuj przejazdy w ReceGuard i dołączaj paragony za paliwo i parkingi. Na koniec roku eksportujesz ewidencję dla księgowej.

Wolisz pusty wzór? Skorzystaj z darmowego generatora kilometrówki.

Najczęstsze pytania

Jakie są stawki kilometrówki w 2026?

0,89 zł/km dla samochodu do 900 cm³ i 1,15 zł/km powyżej 900 cm³.

Czy przedsiębiorca musi prowadzić kilometrówkę?

Nie przy prywatnym samochodzie (20% kosztów). Tak, jeśli chce odliczyć 100% VAT.

Ile kosztów mogę zaliczyć przy samochodzie firmowym używanym prywatnie?

75% wydatków eksploatacyjnych.

Jak długo przechowywać kilometrówkę?

5 lat od końca roku, w którym minął termin płatności podatku.

Przeczytaj także

Źródła

Ten artykuł to ogólna informacja według stanu na październik 2026 i nie jest poradą podatkową.

Twoje dokumenty, na Twoim telefonie.

Skanuj paragony, zapisuj przejazdy i eksportuj paczkę dokumentów podatkowych, gdy jej potrzebujesz.

Pobierz ReceGuard