ReceGuard
W skrócie: jak długo przechowywać dokumenty?
Podatkową księgę przychodów i rozchodów (KPiR) wraz z dowodami, w tym fakturami i paragonami, przechowujesz 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku (Ordynacja podatkowa, art. 70 i 86).
Dla faktury z 14 stycznia 2026 roku podatek roczny jest płatny w 2027 roku, więc termin kończy się z końcem 2032 roku, a dla zaliczki płatnej w lutym 2026 roku z końcem 2031 roku. Bezpiecznie jest liczyć od terminu zeznania rocznego. Termin może się wydłużyć, jeśli bieg przedawnienia zostanie zawieszony lub przerwany.
Najważniejsze
- 5 lat od końca roku, w którym minął termin płatności podatku.
- Dokumenty z 2026 roku najbezpieczniej trzymać do końca 2032 roku.
- Faktury mogą być papierowe lub elektroniczne.
- Faktury z KSeF są przechowywane w systemie przez 10 lat.
- Obowiązek trwa także po zamknięciu firmy.
Jakie terminy obowiązują?
| Dokument | Jak długo |
|---|---|
| KPiR, faktury, paragony | 5 lat od końca roku, w którym minął termin płatności podatku |
| Ewidencja VAT, ewidencja środków trwałych | Jak wyżej |
| Ewidencja przebiegu pojazdu | Jak wyżej |
| Dokumenty ZUS (DRA, RCA) | 5 lat od przekazania do ZUS |
| Księgi rachunkowe (pełna księgowość) | 5 lat od początku roku następującego po roku obrotowym |
Jak policzyć termin?
Zakup z marca 2026 roku wchodzi do rozliczenia rocznego za 2026 rok, które składasz do 30 kwietnia 2027 roku. Termin płatności podatku mija więc w 2027 roku. Pięć lat liczy się od końca 2027 roku, czyli dokumenty przechowujesz do 31 grudnia 2032 roku.
Czy skan wystarczy?
Faktury możesz przechowywać w formie papierowej lub elektronicznej, jeśli zapewnisz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność przez cały okres. Faktury wystawione w KSeF są tam przechowywane przez 10 lat.
Paragony termiczne blakną, więc skanuj je od razu.
Prosty system archiwizacji
- Skanuj każdy paragon w dniu zakupu.
- Przypisz kategorię i dopisz cel.
- Twórz jeden folder na rok podatkowy.
- W nazwie folderu wpisz rok, w którym możesz go usunąć: rok + 6.
- Trzymaj kopię zapasową w drugim miejscu.
Gdzie pomaga ReceGuard
ReceGuard skanuje paragony w iPhonie, układa je według roku i kategorii i eksportuje paczkę dla księgowej. Dokumenty zostają w Twoim telefonie.
Więcej o porządkowaniu w artykule jak uporządkować paragony do rozliczenia.
Najczęstsze pytania
Jak długo przechowywać faktury w jednoosobowej działalności?
5 lat od końca roku, w którym minął termin płatności podatku.
Do kiedy trzymać dokumenty z 2026 roku?
Najbezpieczniej do 31 grudnia 2032 roku.
Czy mogę wyrzucić papierowy paragon po zeskanowaniu?
Tak, jeśli skan jest czytelny, kompletny i niezmieniony przez cały okres przechowywania.
Czy po zamknięciu firmy też trzeba przechowywać dokumenty?
Tak, przez cały okres przedawnienia.
Źródła
Ten artykuł to ogólna informacja według stanu na październik 2026 i nie jest poradą podatkową. Sprawdź swoją sytuację z księgową.
Skanuj paragony, zapisuj przejazdy i eksportuj paczkę dokumentów podatkowych, gdy jej potrzebujesz.
Pobierz ReceGuard