Quant temps cal guardar les factures com a autònom?

Quin és el termini mínim per guardar factures i justificants?

Quatre anys. L’Agència Tributària explica a la seva pàgina sobre l’obligació de conservar les factures que empresaris i professionals han de guardar les factures i els justificants relacionats amb les seves obligacions tributàries durant el termini de prescripció, i aquest termini és de quatre anys segons l’article 66 de la Llei general tributària.

El termini es compta des de l’endemà del final del termini de presentació voluntària de la declaració. Un exemple: la renda del 2026 es presenta la primavera del 2027 i el termini acaba a finals de juny del 2027, de manera que la prescripció arriba a finals de juny del 2031. Un tiquet de març del 2026 s’ha de guardar, doncs, més de cinc anys.

Quan són sis anys en lloc de quatre?

Si ets empresari i portes comptabilitat, l’article 30 del Codi de comerç obliga a conservar llibres, correspondència, documentació i justificants sis anys des de l’últim assentament. No tots els autònoms porten comptabilitat mercantil: molts professionals es limiten als llibres registre fiscals, i per a ells els sis anys no sempre són obligatoris. Tot i així, el criteri prudent, i el que apliquen la majoria de gestories, és guardar-ho tot sis anys, perquè així compleixes tots dos marcs amb una sola regla.

I les factures d’un ordinador, un cotxe o una reforma?

Es conserven més temps. Quan la factura recull una compra amb IVA la deducció del qual està subjecta a un període de regularització, cal guardar-la durant aquest període i els quatre anys següents. Per als béns d’inversió el període de regularització és de cinc anys, i de deu per als immobles.

A més, la factura no només prova la despesa d’un any: també fixa el valor d’adquisició, del qual depenen les amortitzacions i el guany o la pèrdua si vens el bé. Guarda aquestes factures en una carpeta a part, per bé i no per any.

I si tens pèrdues o deduccions pendents?

Aleshores el termini és de deu anys. L’article 66 bis de la Llei general tributària permet a l’Administració comprovar les bases imposables negatives, les deduccions i altres quantitats pendents de compensar durant deu anys des de l’endemà del final del termini de presentació de la declaració de l’exercici en què es va generar el dret.

Pots llençar el paper després d’escanejar la factura?

Sí, si l’arxiu compleix el que exigeix la normativa de conservació. L’Agència Tributària admet que les factures es conservin en paper o en format electrònic, sempre que se’n garanteixin l’autenticitat de l’origen, la integritat del contingut i la llegibilitat durant tot el període. Si vols destruir l’original amb plena seguretat jurídica, la via formal és la digitalització certificada amb un programari homologat per l’AEAT; un escaneig casolat és útil com a còpia de treball, però consulta el teu gestor abans de llençar papers importants.

• Escaneja la factura sencera i llegible, amb tots els imports i el NIF visibles.
• Els tiquets de paper tèrmic s’esvaeixen en un o dos anys: escaneja’ls el mateix dia.
• No els modifiquis; la còpia ha de reflectir l’original tal com és.
• Posa’ls un nom útil (data, proveïdor, import) i fes còpia de seguretat.
• Anota el motiu de la despesa: d’aquí a cinc anys no te’n recordaràs.

Quin risc hi ha si no guardes les factures el temps exigit?

Sense factura o justificant, la despesa pot deixar de ser deduïble i l’IVA suportat pot no ser deduïble. A més, no conservar-les és una infracció formal que pot comportar sancions. El més car, però, no és la sanció sinó perdre la deducció i haver de reconstruir un any sencer de despeses. Si ja has perdut una factura, consulta el nostre article sobre com justificar una despesa sense factura.

Preguntes freqüents