ReceGuard
Pe scurt: cât timp păstrezi documentele?
Registrele contabile obligatorii și documentele justificative care stau la baza înregistrărilor se păstrează 5 ani, calculați de la 1 iulie a anului următor celui în care s-a încheiat exercițiul financiar. Termenul a fost redus de la 10 la 5 ani prin Legea nr. 36/2023, care a modificat Legea contabilității nr. 82/1991.
Excepția importantă: documentele care atestă proveniența bunurilor cu durată de utilizare mai mare de cinci ani se păstrează pe toată durata de utilizare a bunului.
Esențialul
- 5 ani pentru facturi, bonuri fiscale, chitanțe, extrase și registre, de la 1 iulie a anului următor.
- Un bon din martie 2026 se păstrează până la 30 iunie 2032.
- Documentele de achiziție pentru bunuri cu viață utilă de peste 5 ani: pe toată durata de utilizare.
- Facturile din e-Factura le poți descărca din SPV, dar arhiva rămâne responsabilitatea ta.
- Copiile electronice sunt acceptate dacă sunt complete, lizibile și nu pot fi modificate.
Care este termenul de păstrare în 2026?
Cinci ani. Legea contabilității nr. 82/1991, modificată prin Legea nr. 36/2023, prevede că registrele contabile obligatorii și documentele justificative care stau la baza înregistrărilor în contabilitatea financiară se păstrează în arhivă timp de 5 ani, calculați de la 1 iulie a anului următor celui în care s-a încheiat exercițiul financiar în cursul căruia au fost întocmite.
Pentru un PFA în sistem real, asta înseamnă Registrul de încasări și plăți, Registrul-inventar, facturile de cheltuieli și de venituri, bonurile fiscale, chitanțele, extrasele bancare și foile de parcurs.
| Document | Termen |
|---|---|
| Facturi primite și emise, bonuri fiscale, chitanțe | 5 ani de la 1 iulie a anului următor |
| Registrul de încasări și plăți, Registrul-inventar | 5 ani |
| Foi de parcurs și deconturi | 5 ani |
| Documentele de proveniență ale mijloacelor fixe cu viață utilă > 5 ani | Pe durata de utilizare a bunului |
| Statele de salarii | 5 ani (înainte erau 50) |
Exemplu de calcul
Bon fiscal din 14.03.2026 → exercițiul se încheie la 31.12.2026 → termenul începe la 01.07.2027 → expiră la 30.06.2032 → poți distruge documentul după această dată, dacă nu este în curs o inspecție sau o contestație.
Ce legătură are cu prescripția fiscală?
Codul de procedură fiscală stabilește, ca regulă generală, un termen de prescripție de 5 ani pentru dreptul ANAF de a stabili creanțe fiscale, care începe la 1 iulie a anului următor celui pentru care se datorează obligația. Termenul poate fi întrerupt sau suspendat, de exemplu pe durata unei inspecții fiscale, iar în cazul faptelor de evaziune este mai lung. Dacă ai primit o notificare de inspecție sau ai o contestație în curs, păstrează documentele anilor respectivi până la final.
Ce păstrează un PFA la norma de venit?
La norma de venit nu deduci cheltuieli reale, dar trebuie să păstrezi evidența veniturilor (Registrul de încasări și plăți completat doar cu încasările, în majoritatea cazurilor), facturile emise și dovezile plăților de contribuții. Dacă treci ulterior la sistem real, documentele de achiziție pentru bunuri pot conta, așa că nu le arunca devreme.
Ajunge e-Factura din SPV?
Facturile B2B transmise prin RO e-Factura pot fi descărcate din Spațiul Privat Virtual, însă ANAF le păstrează în sistem doar pentru o perioadă limitată, iar bonurile fiscale de la casa de marcat nu apar acolo. Descarcă periodic fișierele XML și PDF și păstrează-le în propria arhivă pe toată durata termenului.
Poți arunca hârtia după scanare?
Legea contabilității permite arhivarea în format electronic, cu condiția ca documentele să poată fi reproduse integral, lizibil și să nu poată fi modificate. Hârtia termică a bonurilor se decolorează în unul-doi ani, așa că scanează-le în aceeași zi. Pentru documentele importante, discută cu contabilul înainte de a distruge originalul.
- Scanează documentul întreg, cu CIF-ul emitentului, data și TVA vizibile.
- Notează scopul profesional al cheltuielii în înregistrare.
- Denumește fișierele după dată, furnizor și sumă.
- Fă o copie de siguranță în afara telefonului sau calculatorului de lucru.
Ce riști dacă lipsesc documentele?
ANAF poate considera nedeductibilă orice cheltuială fără document justificativ și, în cazurile grave, poate estima veniturile. Nerespectarea regulilor de arhivare este și contravenție. Dacă ai pierdut deja un document, citește ghidul nostru despre cum dovedești o cheltuială fără bon.
Unde ajută ReceGuard
Fiecare document se salvează cu imaginea, data, suma și scopul profesional pe iPhone-ul tău. Poți exporta un an întreg pentru contabil și poți găsi un bon din 2026 și în 2032 în câteva secunde.
Întrebări frecvente
Cât timp trebuie să păstreze un PFA documentele?
5 ani, calculați de la 1 iulie a anului următor încheierii exercițiului, conform Legii contabilității modificate prin Legea 36/2023.
Mai sunt 10 ani pentru registre?
Nu. Din 2023, registrele contabile obligatorii și documentele justificative au același termen de 5 ani.
Cât păstrez factura unui laptop sau a unei mașini?
Pe toată durata de utilizare a bunului, dacă aceasta depășește 5 ani, ca să poți dovedi proveniența și valoarea.
Pot păstra documentele doar electronic?
Da, dacă pot fi reproduse integral și lizibil și nu pot fi modificate pe durata termenului.
Cât păstrez foile de parcurs?
La fel ca celelalte documente justificative, 5 ani. Vezi ghidul nostru despre foaia de parcurs.
Ce se întâmplă dacă arunc documentele prea devreme?
Cheltuielile pot deveni nedeductibile, iar nerespectarea obligației de arhivare este contravenție.
Surse
- Portal legislativ: Legea nr. 36/2023 pentru modificarea Legii contabilității nr. 82/1991
- Fiscalitatea.ro: modificări în termenele de păstrare ale documentelor
- ANAF: Agenția Națională de Administrare Fiscală
Acest articol este informație generală despre evidență, nu consultanță fiscală. Legislația se schimbă și fiecare caz este diferit; verifică situația ta cu un contabil sau consultant fiscal.
Scanează bonuri, înregistrează kilometrii și exportă un pachet fiscal când ai nevoie.
Descarcă ReceGuard