Aufbewahrungsfrist für Belege: Wie lange müssen Selbstständige sie behalten?

Wie lange gelten die Aufbewahrungsfristen 2026?

Acht Jahre für Buchungsbelege, sechs Jahre für Geschäftsbriefe und zehn Jahre für Bücher und Abschlüsse. Die steuerliche Grundlage ist § 147 der Abgabenordnung. Für Rechnungen gilt zusätzlich § 14b UStG: Unternehmer müssen ausgestellte Rechnungen und alle Rechnungen, die sie erhalten haben, ebenfalls acht Jahre aufbewahren – unabhängig davon, ob sie bilanzieren oder eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) abgeben.

Die Kürzung gilt nach der Übergangsregelung auch für Belege, deren alte Zehnjahresfrist Anfang 2025 noch nicht abgelaufen war. Belege aus 2016 und älter dürfen Sie deshalb inzwischen vernichten, sofern für die betreffenden Jahre keine Festsetzungsfrist mehr läuft und keine Prüfung angekündigt ist.

Wann beginnt die Aufbewahrungsfrist?

Mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem der Beleg entstanden oder die letzte Eintragung gemacht worden ist. Das regelt § 147 Abs. 4 AO. Wer im März 2026 einen Laptop kauft, rechnet also ab dem 31. Dezember 2026; die acht Jahre enden am 31. Dezember 2034. Ein Beleg vom Dezember hat dieselbe Frist wie einer vom Januar, weil beide im selben Kalenderjahr entstanden sind.

Bis wann muss ein Beleg aus 2026 aufbewahrt werden?

Für jede Unterlagenart gilt ein eigenes Fristende, weil alle Fristen erst am 31. Dezember des Entstehungsjahres zu laufen beginnen. Die folgende Übersicht rechnet ein Beispieljahr durch, damit Sie das Datum für Ihre eigenen Ordner ableiten können:

Das ist die früheste zulässige Vernichtung, nicht die empfohlene. Wenn eine Prüfung, ein Einspruch oder ein Gerichtsverfahren läuft, oder wenn eine Steuer noch festgesetzt werden darf, bleiben die Unterlagen tabu.

Muss ich Belege nach Fristende löschen?

Nicht aus steuerlicher Sicht, aber der Datenschutz spricht dafür. Belege enthalten personenbezogene Daten von Kunden und Geschäftspartnern, und nach der DSGVO dürfen Daten nur so lange gespeichert werden, wie der Zweck es erfordert. Mit dem Ende der Aufbewahrungsfrist entfällt der gesetzliche Zweck. Die Kanzlei BBH weist in einem Fachbeitrag darauf hin, dass Unternehmen nach der Verkürzung auf acht Jahre auch ihr Löschkonzept prüfen sollten. Für Einzelunternehmer heißt das ganz praktisch: Räumen Sie einmal im Jahr auf und löschen Sie abgelaufene Jahrgänge, statt sie ohne Grund zu behalten. Ausgenommen sind Unterlagen zu Anlagegütern, die Sie noch abschreiben, und alles, was in einem laufenden Verfahren gebraucht wird.

Warum darf man Belege manchmal länger nicht wegwerfen?

Weil die Aufbewahrungsfrist nicht endet, solange die Unterlagen für Steuern wichtig sind, für die die Festsetzungsfrist noch läuft. Nach § 169 AO beträgt die Festsetzungsfrist in der Regel vier Jahre; sie beginnt mit dem Ende des Jahres, in dem die Steuererklärung eingereicht wurde. Bei leichtfertiger Steuerverkürzung verlängert sie sich auf fünf, bei Steuerhinterziehung auf zehn Jahre.

In den meisten Fällen ist die Festsetzungsfrist lange vor Ablauf der acht Jahre vorbei, und die Frist des § 147 AO ist die längere. Bedeutsam wird die Hemmung vor allem, wenn eine Betriebsprüfung läuft oder ein Einspruch anhängig ist: Dann sind alle Unterlagen für die betroffenen Jahre tabu, bis die Sache abgeschlossen ist.

Gilt das auch für Freiberufler und Kleinunternehmer?

Ja. Die Pflicht zur Aufbewahrung von Rechnungen nach § 14b UStG trifft jeden Unternehmer, auch wenn er nur eine EÜR macht oder Kleinunternehmer ist. Wer nach § 4 Abs. 3 EStG den Gewinn ermittelt, führt keine doppelte Buchführung, muss aber seine Einnahmen und Ausgaben belegen können. Bei einer Außenprüfung erwartet das Finanzamt dafür genau die Unterlagen, die auch bilanzierende Betriebe aufbewahren.

Ein Sonderfall sind Anlagegüter. Das Anlagenverzeichnis und die Belege zu Wirtschaftsgütern, die Sie über mehrere Jahre abschreiben, sollten Sie mindestens so lange behalten, wie das Gut in der Abschreibung steht, und danach noch die übliche Frist. Sonst fehlt Ihnen bei einer Prüfung der Nachweis für die Anschaffungskosten.

Darf man Belege digitalisieren und das Papier vernichten?

Ja, wenn das digitale Abbild dem Original bildlich entspricht und die Ablage den Anforderungen der GoBD genügt. § 147 Abs. 2 AO erlaubt die Aufbewahrung auf Datenträgern, sofern die Wiedergabe mit dem Original übereinstimmt und während der gesamten Frist lesbar gemacht werden kann. Das Bundesfinanzministerium beschreibt in den GoBD das sogenannte ersetzende Scannen: Vor dem Vernichten des Papiers müssen Sie das Scanverfahren organisieren und dokumentieren.

Praktisch heißt das:

• Vollständig und lesbar scannen. Bei Kassenbons zählt auch die Rückseite, wenn dort etwas steht. Verblasste Thermobons scannen Sie am besten am selben Tag.
• Unveränderbar ablegen. Die Datei darf nachträglich nicht unbemerkt verändert werden; ein Vermerk oder eine Protokollierung von Änderungen genügt.
• Auffindbar ablegen. Sie müssen einen Beleg auf Anforderung zügig finden. Ein Dateiname nach dem Schema Datum, Händler, Betrag hilft.
• Verfahren beschreiben. Eine kurze Verfahrensdokumentation, wer wie scannt und wo die Dateien liegen, gehört zu den GoBD-Anforderungen. Ein einseitiges Dokument reicht für Einzelunternehmer oft aus.
• Sichern. Ein Scan, der nur auf dem Handy liegt, ist bei einem Defekt weg. Legen Sie eine zweite Kopie an.

Manche Unterlagen bewahren Sie besser im Original auf, etwa wenn die Echtheit später streitig sein könnte. Für den Alltag von Selbstständigen sind Kassenbons, Tankquittungen und Rechnungen als Scan aber unproblematisch. Wie Sie Belege am besten erfassen, steht in unserem Leitfaden zum Scannen von Belegen mit dem iPhone.

Was ändert sich durch die E-Rechnung?

Seit dem 1. Januar 2025 müssen inländische Unternehmen E-Rechnungen empfangen können; das Bundesfinanzministerium erklärt die Regeln in seinen Fragen und Antworten zur E-Rechnung. Für Sie als Empfänger bedeutet das: Eine E-Rechnung ist eine strukturierte Datei, und diese Datei, nicht ein Ausdruck oder ein PDF-Bild davon, ist der aufbewahrungspflichtige Originalbeleg. Speichern Sie sie in ihrem ursprünglichen Format, acht Jahre lang.

Ein PDF, das Sie per E-Mail erhalten und das keine strukturierten Daten enthält, ist keine E-Rechnung im Sinne der Regeln und wird wie bisher behandelt. Kassenbons und Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro sind ohnehin nicht betroffen.

Welche Fehler bei der Aufbewahrung werden teuer?

Am häufigsten sind es drei Dinge, die bei einer Prüfung zu Schätzungen führen:

• Beleg zu früh entsorgt. Fehlen Belege, kann das Finanzamt Betriebsausgaben streichen oder die Besteuerungsgrundlagen schätzen. Wie Sie in einem Ausnahmefall einen Ersatz schaffen, lesen Sie im Artikel Beleg verloren? Eigenbeleg richtig erstellen.
• Nicht mehr lesbare Kopie. Verblasste Thermopapierbons ohne Scan zählen nicht als Nachweis, wenn man sie nicht mehr lesen kann.
• Kein Datenzugriff. Wer Belege in einer Cloud oder einem Programm ablegt, muss sie während der Frist herausgeben können, auch wenn er den Anbieter wechselt oder kündigt.

Welche Belege übersehen Selbstständige am häufigsten?

Es sind selten die großen Rechnungen, sondern die Nebenunterlagen. Fünf Dinge fehlen bei einer Prüfung erfahrungsgemäß zuerst:

• Kontoauszüge und Kreditkartenabrechnungen. Sie sind Buchungsbelege und gehören in dieselbe Achtjahresfrist wie die Rechnungen selbst.
• Verträge und Korrespondenz. Angebote, Aufträge und Mahnungen sind Geschäftsbriefe mit sechs Jahren Frist. Sie erklären, warum eine Ausgabe entstanden ist.
• Belege zu Anlagegütern. Der Kaufbeleg für Laptop oder Kamera belegt die Anschaffungskosten und die Abschreibung. Er bleibt so lange relevant wie das Gut in Ihrem Anlagenverzeichnis steht.
• Kopien der eigenen Steuererklärungen. Sie zeigen, was Sie bereits geltend gemacht haben.
• Digitale Belege in Konten. Rechnungen aus Kundenportalen und Abo-Konten verschwinden, wenn Sie das Konto kündigen. Laden Sie sie herunter, solange Sie Zugriff haben.

Wie sieht das für eine Freiberuflerin konkret aus?

Eine Grafikdesignerin macht eine EÜR und gibt ihre Steuererklärung jedes Jahr im Frühjahr ab. Ihre Ablage für 2026 enthält Eingangsrechnungen für Software und Hardware, Ausgangsrechnungen an Kunden, Kassenbons für Büromaterial, Kontoauszüge und ein Fahrtenbuch. Alle diese Unterlagen sind Buchungsbelege oder werden wie solche behandelt und laufen bis Ende 2034. Nur die Korrespondenz mit Kunden, etwa Angebotsmails, darf schon nach Ende 2032 weg. Der Laptop aus 2026 wird über die Nutzungsdauer abgeschrieben; seine Rechnung bleibt, bis das Gut verkauft oder ausgemustert ist, und danach noch acht Jahre.

Das Muster ist einfach: Alles, was eine Buchung stützt, wandert für acht Jahre in denselben Jahresordner. Ausnahmen gibt es nur bei Anlagegütern und offenen Verfahren.

Wie richtet man eine einfache Ablage ein?

1. Nach Kalenderjahr ordnen. Ein Ordner pro Jahr macht das Fristende leicht erkennbar.
2. Am Jahresende aufräumen. Prüfen Sie einmal jährlich, was aus dem Achtjahreszeitraum herausgefallen ist, und löschen Sie erst danach.
3. Anlagegüter getrennt führen. Belege zu Abschreibungsgütern liegen in einem eigenen Ordner mit Anschaffungsjahr.
4. Zwei Kopien. Eine auf dem Gerät, eine im Backup, das Sie selbst kontrollieren.
5. Zweck sofort notieren. Der betriebliche Anlass ist in acht Jahren nicht mehr erinnerlich. Das Werkzeug zum Ausgaben-Nachweis hilft beim Formulieren.

Wie Sie Belege das ganze Jahr über so sortieren, dass die Steuererklärung schnell fertig ist, zeigt unser Beitrag Belege für die Steuer organisieren. Und wer ein Arbeitszimmer oder Homeoffice absetzt, findet in Homeoffice-Pauschale: die Nachweise, die Sie brauchen, welche Unterlagen dort zusätzlich zählen.

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