Durante quanto tempo deve guardar faturas e recibos em Portugal?

Qual é o prazo de conservação em 2026?

Dez anos. O artigo 123.º do Código do IRC obriga a arquivar em boa ordem os livros, registos e respetivos documentos de suporte durante 10 anos. O artigo 118.º do Código do IRS manda aplicar essa regra aos titulares de rendimentos da categoria B, e o artigo 52.º do Código do IVA repete o mesmo prazo para tudo o que sustenta a sua declaração periódica de IVA.

Na prática, o prazo de dez anos é o que conta para quase tudo o que um trabalhador independente guarda: faturas que emitiu no Portal das Finanças ou num programa certificado, faturas de despesas, recibos de renda, extratos bancários e o mapa de quilómetros.

Quando é que o prazo começa a contar?

A prática corrente, alinhada com o prazo de caducidade do direito à liquidação, é contar os dez anos a partir do fim do ano civil a que os documentos respeitam. Uma fatura de 14 de março de 2026 conta a partir de 31 de dezembro de 2026; os dez anos terminam a 31 de dezembro de 2036.

Se estiver a decorrer uma inspeção, uma reclamação graciosa ou uma impugnação, guarde tudo o que diz respeito a esses anos até o processo terminar, mesmo que os dez anos já tenham passado.

O e-Fatura não chega?

Não. O e-Fatura reúne os dados que os comerciantes comunicam à Autoridade Tributária: NIF, data, valores e IVA. É muito útil para confirmar despesas e, no regime simplificado, para justificar os 15% de despesas exigidos a quem tem coeficientes de 0,75 ou 0,35. Mas não mostra o detalhe dos artigos, pode ter faturas mal classificadas e depende de o fornecedor ter comunicado corretamente.

Quem tem contabilidade organizada precisa dos documentos para o contabilista certificado lançar; quem está no simplificado precisa deles se a AT pedir provas. Em ambos os casos, o documento é a prova, e o e-Fatura é um índice.

Pode guardar só a versão digital?

Sim. O Decreto-Lei n.º 28/2019 permite arquivar eletronicamente as faturas e demais documentos com relevância fiscal. Os documentos emitidos ou recebidos em papel podem ser digitalizados, e o original em papel só pode ser destruído depois de assegurados os controlos que o diploma prevê: cópia fiel e integral, legibilidade, acesso rápido e garantia de que não há alterações.

Na prática, isto significa digitalizar a fatura inteira, sem cortar o NIF nem o código ATCUD, guardar o ficheiro num sistema com cópia de segurança e conseguir encontrá-lo em segundos se a AT o pedir. Se tiver dúvidas sobre os controlos que o seu caso exige, confirme com o seu contabilista certificado antes de deitar papel fora.

E as faturas de bens que está a amortizar?

Um computador, uma viatura ou mobiliário amortizado ao longo de vários anos precisa da fatura de aquisição durante todo esse período, e depois ainda do prazo normal. Se vender o bem, guarde também a documentação da venda, porque é ela que fecha o cálculo da mais ou menos-valia.

Um sistema simples de conservação

• Uma pasta por ano civil, com subpastas por mês ou por categoria de despesa.
• Digitalize no dia em que recebe a fatura e escreva no registo para que serviu a despesa.
• Uma vez por trimestre, compare o e-Fatura com o seu arquivo e resolva faturas em falta ou mal classificadas.
• Faça cópia de segurança fora do telemóvel ou do computador onde trabalha.
• Em janeiro, apague apenas os anos cujo prazo terminou e para os quais não há processo em curso.

Perguntas frequentes