Quanto tempo si conservano fatture e scontrini con la partita IVA?

Quali sono i termini di conservazione in Italia?

Ce ne sono due, e in pratica si sovrappongono. Il primo è civilistico: l'articolo 2220 del codice civile stabilisce che le scritture devono essere conservate per dieci anni dalla data dell'ultima registrazione e che per lo stesso periodo si conservano le fatture, le lettere e i telegrammi ricevuti e le copie di quelli spediti. Il secondo è fiscale: le scritture e i documenti vanno tenuti finché non sono definiti gli accertamenti relativi al periodo d'imposta, e il termine per l'accertamento dell'imposta sui redditi è di norma il 31 dicembre del quinto anno successivo alla presentazione della dichiarazione.

Da quando decorre il termine?

Dall'ultima registrazione, nel caso dell'articolo 2220, e dal periodo d'imposta cui si riferisce il documento per l'accertamento fiscale. Per chi ha una partita IVA e chiude l'anno al 31 dicembre, il conto più semplice è partire dalla fine dell'anno in cui il documento è stato registrato. Uno scontrino di marzo 2026 registrato nel 2026 va conservato fino al 31 dicembre 2036.

Se sei nel regime forfettario devi conservare tutto?

Sì, per quanto riguarda le fatture. Chi aderisce al forfettario è esonerato dalla registrazione e dalla tenuta delle scritture contabili, ma deve conservare le fatture di acquisto e le fatture emesse, per il periodo previsto. Il forfettario non deduce i costi in modo analitico, perché il reddito si calcola applicando un coefficiente di redditività ai ricavi, e per questo capita di pensare che gli scontrini non servano. Servono lo stesso, per esempio se esci dal regime, se cambia la tua situazione o se devi dimostrare la tua posizione. Le FAQ dell'Agenzia delle Entrate per i professionisti spiegano cosa vale per la registrazione e la conservazione delle fatture.

Come si conserva la fattura elettronica?

Come file, non come stampa. La fattura elettronica è un file XML che passa dal Sistema di Interscambio, e va conservata in modalità elettronica per dieci anni. L'Agenzia delle Entrate offre un servizio gratuito di conservazione: chi aderisce trova le fatture emesse e ricevute tramite SdI in conservazione per quindici anni. L'adesione è volontaria, dura tre anni e si rinnova automaticamente, e si può chiedere di recuperare anche le fatture dal 1° gennaio 2019.

Il servizio copre però soltanto le fatture elettroniche. Scontrini, ricevute di carburante, biglietti e simili restano a tuo carico, come spieghiamo nell'articolo su cosa fare quando una fattura o uno scontrino si perde.

Puoi buttare lo scontrino dopo averlo fotografato?

Dipende dal tipo di documento. Per le scritture e i documenti di cui parla l'articolo 2220 il codice civile ammette la conservazione sotto forma di registrazioni su supporti di immagini, purché le registrazioni corrispondano ai documenti e possano in ogni momento essere rese leggibili con mezzi messi a disposizione da chi le utilizza. Per un normale scontrino di un libero professionista o di un artigiano, una copia digitale fedele e leggibile è la prassi. Per i documenti che vanno conservati con le regole specifiche della conservazione digitale, come le fatture elettroniche, non basta una foto: serve conservare il file originale.

Per una scansione che regge nel tempo:

• Acquisisci tutto e nitido. Fronte e retro, con tutti gli importi leggibili. Lo scontrino termico si fotografa il giorno stesso.
• Non ritoccare. La copia deve corrispondere al documento originale.
• Dai un nome utile. Data, fornitore e importo: bastano pochi secondi per ritrovarlo.
• Fai una copia di sicurezza. Un solo file sul telefono non è una conservazione decennale.
• Tieni i file originali. Un PDF o un XML ricevuto per e-mail si conserva così com'è.

Per l'acquisizione passo per passo vedi la guida Come scansionare le ricevute con l'iPhone.

Cosa succede se non hai più un documento durante un controllo?

Il rischio principale è che la spesa non sia riconosciuta come deducibile e che l'IVA a credito non sia detraibile: senza un documento che provi l'operazione, l'Agenzia delle Entrate può rettificare il risultato. A questo si aggiunge il tempo perso per ricostruire un anno di spese quando ormai il fornitore magari non esiste più. Conservare subito una copia digitale, ordinata per anno, è la protezione meno costosa.

Quali documenti devi tenere davvero?

Tutto ciò che sostiene una registrazione o una dichiarazione. L'archivio tipico di chi ha la partita IVA comprende:

• Fatture emesse e ricevute. Le elettroniche come file XML, le altre nel formato in cui le hai ricevute.
• Scontrini e ricevute. Per le piccole spese servono a provare l'acquisto, purché restino leggibili; la carta termica si cancella.
• Estratti conto bancari e di carta. Provano il pagamento, non cosa hai comprato; tienili insieme al documento.
• Contratti, preventivi e mail con i clienti. Spiegano l'origine di una spesa o di un ricavo.
• Fatture dei beni strumentali. Computer, veicoli, attrezzature: servono per l'ammortamento e per il valore di acquisto in caso di vendita.
• Copie delle dichiarazioni e delle ricevute di invio. Mostrano ciò che hai già dichiarato.

Come funziona per una grafica con partita IVA?

Immagina una grafica freelance che chiude l'anno al 31 dicembre. La cartella 2026 contiene le fatture ai clienti, le fatture dei fornitori, qualche scontrino per materiale e gli estratti del conto professionale. Se applica la regola dei dieci anni, tutto questo si conserva fino al 31 dicembre 2036, e non deve preoccuparsi di distinguere il termine civilistico da quello fiscale. Il termine più breve dell'accertamento, di norma il quinto anno successivo alla dichiarazione, coprirebbe soltanto fino al 2032, ma un'unica regola generosa è più semplice da seguire e non costa quasi nulla in spazio digitale.

Gli errori più comuni sono contare dalla data della spesa anziché dall'anno d'imposta, buttare gli scontrini pensando che nel forfettario non servano, e perdere le fatture di un fornitore online quando disdici un abbonamento. Scarica le fatture dall'area riservata prima di chiudere un account.

Cosa cambia se lavori anche con clienti all'estero?

Le fatture che emetti o ricevi da soggetti esteri seguono le stesse regole di conservazione, anche se non passano dal Sistema di Interscambio. Conservale nel formato in cui le hai ricevute e affiancale alla ricevuta del pagamento. Se una piattaforma emette le fatture per tuo conto, scaricale periodicamente: alcuni portali mantengono lo storico soltanto per un periodo limitato.

Checklist annuale per non sbagliare

1. A gennaio chiudi la cartella dell'anno appena finito e verifica che ogni fattura abbia il suo pagamento.
2. Alla dichiarazione salva la ricevuta di invio e una copia del modello presentato.
3. A fine anno scarica le fatture dalle aree riservate dei fornitori e dalle piattaforme.
4. Ogni anno elimina la cartella di dieci anni prima, se non ci sono controlli o beni ancora da ammortizzare.

Come organizzi i documenti su dieci anni?

1. Una cartella per anno d'imposta. Così la data in cui puoi eliminare un anno è immediata.
2. Separa i beni ammortizzabili. Computer, veicoli e attrezzature stanno in una cartella a parte, con l'anno di acquisto.
3. Due copie. Una sul dispositivo e una su un archivio che controlli tu.
4. Fai pulizia una volta l'anno. Elimina gli anni scaduti, tranne quelli con un controllo in corso.
5. Annota il motivo della spesa. Tra dieci anni non ricorderai perché quel pranzo era di lavoro. Lo strumento per la scheda spesa aiuta a scriverlo subito.

Per un sistema completo dallo scontrino alla cartella di fine anno leggi Come organizzare le ricevute per le tasse. Se dichiari anche un ufficio in casa, Detrazione dell'ufficio in casa: quali documenti servono spiega cosa si aggiunge.

Domande frequenti