Registro viaggi e rimborsi chilometrici in Italia: dati e metodo ACI

Dipendente, amministratore o professionista?

I rimborsi per trasferte e i costi del veicolo del professionista seguono disposizioni diverse. Per un rimborso documentate chi autorizza la trasferta, il rapporto con il beneficiario e il tragitto. Per un veicolo dell’attività verificate invece le limitazioni e le condizioni di deduzione applicabili. Non convertite un rimborso ACI in deduzione automatica del lavoratore autonomo.

Il costo chilometrico non è una cifra nazionale unica

Le tabelle e il servizio ACI tengono conto del modello del veicolo e della percorrenza pertinente. Conservate la fonte e il calcolo utilizzato, con anno e dati del mezzo. Le tabelle per il fringe benefit di un’auto concessa in uso promiscuo non vanno confuse con il calcolo di ogni rimborso di viaggio.

I dati del registro

Annotate data, partenza, destinazione, chilometri, targa o veicolo, cliente e motivo preciso. Allegate incarico, appuntamento e autorizzazione quando rilevanti. Distinguete viaggi personali, casa-lavoro e trasferte. Un totale mensile senza dettaglio lascia aperta la domanda più importante: quale attività giustifica il percorso?

Esempio senza inventare un valore ACI

Un viaggio di 60 chilometri all’andata e 60 al ritorno totalizza 120 chilometri. Dopo aver scelto il costo ACI pertinente al mezzo e alle condizioni del rimborso, moltiplicate quel valore per 120. Se nell’esempio didattico il costo fosse 0,50 euro, il risultato sarebbe 60 euro: 0,50 non è una tariffa ufficiale universale.

Spese già comprese e spese separate

Controllate quali componenti sono comprese nel costo chilometrico prima di aggiungere carburante, manutenzione o assicurazione. Tenete peaggi e parcheggi con i rispettivi documenti e verificate se sono rimborsabili separatamente. Le regole di tracciabilità dei pagamenti possono essere rilevanti per alcune spese della trasferta.

Controllo e consegna al commercialista

Riconciliate registro, calendario e rimborsi ricevuti. Conservate autorizzazione e fonte ACI insieme al calcolo. Il modello di registro e ReceGuard aiutano a mantenere il contesto, senza certificare l’inerenza o il corretto trattamento fiscale. Fate validare i casi relativi ad amministratori, uso promiscuo o viaggi esteri.

Strumenti pratici

• Registro spese
• Modello viaggi

Domande frequenti