Esempio: un registro chilometrico compilato
Ecco il registro di un piccolo servizio informatico di Bologna, con un costo ACI di esempio di 0,52 €/km. Premi Carica l’esempio per aprirlo nel generatore.
| Data | Partenza | Arrivo | Motivo / cliente | Chilometri (km) | Rimborso | Pedaggi e parcheggi |
|---|
| 02/03/2026 | Ufficio, Bologna | Rossi S.r.l., Modena | Manutenzione informatica presso Rossi S.r.l. | 44 | 22,88 € | |
| 02/03/2026 | Rossi S.r.l., Modena | Ufficio, Bologna | Rientro dalla visita Rossi S.r.l. | 44 | 22,88 € | |
| 15/04/2026 | Ufficio, Bologna | BolognaFiere | Allestimento stand, fiera PMI | 11,5 | 5,98 € | 8,00 € |
| 08/07/2026 | Ufficio, Bologna | Banca Emiliana, Parma | Presentazione offerta a Banca Emiliana | 98 | 50,96 € | 9,90 € |
| 08/07/2026 | Banca Emiliana, Parma | Ufficio, Bologna | Rientro dalla presentazione | 98 | 50,96 € | |
| 21/09/2026 | Ufficio, Bologna | Studio Bianchi, Imola | Incontro con il commercialista | 38 | 19,76 € | |
| Totale | 333,5 | 173,42 € | 17,90 € |
Risultato: 333,5 km di lavoro, 173,42 € di rimborso chilometrico, più 17,90 € di pedaggi e parcheggi documentati: 191,32 € in totale.
Come funziona il rimborso chilometrico
Quando un dipendente o collaboratore usa la propria auto per una trasferta fuori dal comune della sede di lavoro, l’azienda può rimborsare i chilometri con il costo al km delle tabelle ACI per quel modello, più pedaggi e parcheggi documentati. Se il rimborso è calcolato correttamente e documentato, non concorre al reddito del lavoratore. Per le trasferte nel territorio del comune della sede, invece, i rimborsi chilometrici concorrono di regola al reddito.
Le tabelle ACI 2026 sono in vigore dal 1° gennaio 2026 e indicano un costo diverso per ogni modello, alimentazione e percorrenza annua. Per questo il generatore chiede di inserire il tuo costo al km.
Per i professionisti che riaddebitano i chilometri al cliente: secondo l’Agenzia delle Entrate un rimborso calcolato in modo forfettario sulle tabelle ACI, senza il dettaglio delle spese, è compenso e quindi reddito imponibile. Un registro dettagliato resta la base per documentare le trasferte.
Cosa deve contenere il prospetto
- la data;
- la partenza e la destinazione;
- il motivo e il cliente o fornitore visitato;
- i chilometri, meglio con le letture del contachilometri;
- il veicolo (modello e targa) e il costo al km ACI usato.
Errori frequenti
- Usare un costo al km a caso. Va preso dalle tabelle ACI per il modello esatto.
- Contare il tragitto casa-lavoro. Non è una trasferta.
- Trasferte nel comune trattate come esenti. Di regola concorrono al reddito.
- Motivi generici. «Riunione» non basta; «presentazione offerta a Banca Emiliana» sì.
- Ricostruire tutto a fine anno. Annota ogni trasferta il giorno stesso.
- Dimenticare pedaggi e parcheggi. Si rimborsano a parte, con ricevuta.
Excel, PDF o CSV?
Excel è il file di lavoro: chilometri, rimborsi e totali sono formule. PDF è la versione pulita da allegare alla nota spese o da conservare. CSV si importa in Google Fogli, Numbers o nel gestionale. I modelli vuoti hanno la stessa impaginazione.
Maggiori dettagli nella guida cosa deve contenere un registro chilometrico. Il calcolatore chilometrico di questo sito usa le tariffe dell’IRS statunitense ed è pensato per i contribuenti degli Stati Uniti.
Domande frequenti sul registro chilometrico
Il modello di registro chilometrico è gratis?
Sì. Il generatore, i download Excel, PDF e CSV e i modelli vuoti sono gratuiti, senza account né filigrane.
Come si calcola il rimborso chilometrico nel 2026?
Si moltiplicano i km della trasferta per il costo al km delle tabelle ACI 2026 del proprio modello, e si aggiungono pedaggi e parcheggi documentati.
Dove trovo il costo al km ACI del mio veicolo?
Nelle tabelle ACI pubblicate dall’Agenzia delle Entrate in Gazzetta Ufficiale e in vigore dal 1° gennaio 2026. Il costo varia per modello, alimentazione e percorrenza annua.
Il rimborso chilometrico è tassato?
Per i dipendenti in trasferta fuori dal comune della sede, se calcolato con le tabelle ACI e documentato, di regola no. Nel comune della sede concorre al reddito. Per i professionisti, il riaddebito forfettario al cliente è compenso imponibile.
Cosa deve contenere un registro chilometrico?
Per ogni trasferta: data, partenza, destinazione, motivo, chilometri, veicolo e costo al km usato. Conserva anche le ricevute di pedaggi e parcheggi.
Il file Excel contiene formule?
Sì. I chilometri si calcolano dal contachilometri e rimborsi e totali sono formule, quindi il file funziona in Excel, Google Fogli e Numbers.
Le mie trasferte vengono salvate o inviate?
Vengono salvate solo in questo browser, su questo dispositivo, per continuare più tardi. Non vengono mai inviate. «Svuota registro» le elimina.
Come registro andata e ritorno?
Inserisci l’andata e premi ↩ su quella riga: il ritorno viene aggiunto con partenza e arrivo invertiti e il contachilometri riportato.
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