Exemple : un registre kilométrique rempli
Voici le registre d’un petit prestataire informatique lyonnais avec une voiture de 5 CV. Cliquez sur Charger l’exemple pour l’ouvrir dans le générateur.
| Date | Départ | Arrivée | Motif professionnel | Kilomètres (km) | Indemnité | Péages & parking |
|---|
| 02/03/2026 | Bureau, Lyon 3e | Dupont SARL, Villefranche-sur-Saône | Maintenance informatique chez Dupont SARL | 38 | 24,17 € | |
| 02/03/2026 | Dupont SARL, Villefranche-sur-Saône | Bureau, Lyon 3e | Retour du rendez-vous Dupont SARL | 38 | 24,17 € | |
| 15/04/2026 | Bureau, Lyon 3e | Eurexpo, Chassieu | Montage du stand, salon des PME | 12,5 | 7,95 € | 6,00 € |
| 08/07/2026 | Bureau, Lyon 3e | Crédit Alpin, Grenoble | Présentation d’une offre au Crédit Alpin | 164 | 104,30 € | 18,40 € |
| 08/07/2026 | Crédit Alpin, Grenoble | Bureau, Lyon 3e | Retour de la présentation | 164 | 104,30 € | |
| 21/09/2026 | Bureau, Lyon 3e | Cabinet comptable Martin, Lyon 6e | Point sur le bilan annuel | 9 | 5,72 € | |
| Total | 425,5 | 270,62 € | 24,40 € |
Résultat : 425,5 km professionnels, soit 270,62 € d’indemnités au barème 5 CV (d × 0,636 jusqu’à 5 000 km), plus 24,40 € de péages et de parking, déductibles en plus sur justificatif : 295,02 € au total.
Comment fonctionne le barème kilométrique
Le barème fiscal évalue les frais d’un véhicule personnel utilisé pour des déplacements professionnels. Il couvre la dépréciation, l’entretien, les pneus, le carburant et l’assurance ; les péages et frais de parking s’ajoutent sur justificatif. Il sert notamment aux salariés qui optent pour les frais réels et aux professions libérales (BNC) qui choisissent cette évaluation. Les micro-entrepreneurs ne peuvent pas l’utiliser : leur abattement forfaitaire couvre déjà les frais.
Le montant dépend de la puissance fiscale et du total annuel des kilomètres professionnels du véhicule. Pour une voiture de 5 CV : d × 0,636 jusqu’à 5 000 km, (d × 0,357) + 1 395 entre 5 001 et 20 000 km, d × 0,427 au-delà. Les voitures électriques bénéficient d’une majoration de 20 %.
Ce que doit contenir le registre
Pour justifier vos kilomètres en cas de contrôle, notez pour chaque trajet :
- la date ;
- le point de départ et la destination ;
- le motif professionnel (client, rendez-vous, chantier) ;
- les kilomètres parcourus, idéalement à partir des relevés du compteur.
Conservez aussi la carte grise (puissance fiscale) et les justificatifs de péage et de parking. Un registre tenu au fil des trajets vaut bien plus qu’une liste reconstituée en fin d’année.
Les erreurs fréquentes
- Appliquer le barème trajet par trajet. Il s’applique au total annuel ; l’outil répartit ensuite le montant entre les trajets.
- Se tromper de puissance fiscale. Elle figure en case P.6 de la carte grise, ce n’est pas la puissance en chevaux.
- Domicile-travail sans limite. Pour les salariés, la déduction est en principe limitée à 40 km par trajet, sauf circonstances particulières justifiées.
- Motif vague. « RDV » ne suffit pas ; « présentation d’une offre au Crédit Alpin » oui.
- Oublier les péages et le parking. Ils s’ajoutent au barème sur justificatif.
- Plusieurs véhicules dans un même registre. Tenez un registre par véhicule : le barème dépend de chacun.
Excel, PDF ou CSV ?
Excel est le fichier de travail : les kilomètres, le barème et les totaux sont des formules. PDF est la version propre à conserver ou à envoyer à votre comptable. CSV s’importe dans Google Sheets, Numbers ou un logiciel de comptabilité. Les modèles vierges reprennent la même mise en page.
Plus de détails dans le guide ce que doit contenir un registre kilométrique. Le calculateur de frais kilométriques de ce site utilise les taux de l’IRS américain et s’adresse aux contribuables des États-Unis.
Questions fréquentes sur le registre kilométrique
Ce modèle de registre kilométrique est-il gratuit ?
Oui. Le générateur, les exports Excel, PDF et CSV et les modèles vierges sont gratuits, sans compte ni filigrane.
Quel barème kilométrique l’outil utilise-t-il ?
Le dernier barème fiscal publié pour les voitures, de 3 CV et moins à 7 CV et plus, avec la majoration de 20 % pour les véhicules électriques. Ce barème n’a pas été revalorisé depuis trois ans ; celui des revenus 2026 sera publié début 2027.
Pourquoi l’indemnité par trajet varie-t-elle quand j’ajoute des trajets ?
Parce que le barème s’applique au total annuel des kilomètres. Au-delà de 5 000 km, la formule change ; l’outil recalcule le total puis le répartit entre les trajets au prorata des kilomètres.
Que doit contenir un registre kilométrique ?
Pour chaque trajet : la date, le départ, la destination, le motif professionnel et les kilomètres parcourus, de préférence à partir des relevés du compteur. Gardez aussi la carte grise et les justificatifs de péage et de parking.
Un micro-entrepreneur peut-il déduire ses indemnités kilométriques ?
Non. En micro-entreprise, l’abattement forfaitaire couvre déjà toutes les charges. Le registre reste utile pour suivre vos déplacements ou refacturer des frais à un client.
Le fichier Excel contient-il des formules ?
Oui. Les kilomètres se calculent à partir du compteur, le barème est une formule appliquée au total, et chaque trajet en reçoit sa part. Le fichier fonctionne dans Excel, Google Sheets et Numbers.
Mes trajets sont-ils enregistrés ou envoyés ?
Ils sont enregistrés uniquement dans ce navigateur, sur cet appareil, pour continuer plus tard. Ils ne sont jamais envoyés. « Vider le registre » les supprime.
Comment saisir un aller-retour ?
Saisissez l’aller, puis appuyez sur ↩ dans cette ligne : le retour est ajouté avec départ et destination inversés et le compteur repris.
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