Carnet de déplacements en France : kilomètres, barème et justificatifs

Le régime vient avant le barème

Un professionnel BNC au régime réel peut, sous conditions, choisir le barème kilométrique ou les frais réels. Le micro-entrepreneur ne déduit pas ses frais réels du chiffre d’affaires comme un professionnel au réel. Ne transposez pas automatiquement cette option à un BIC, une société ou une demande de remboursement salarié.

Pas de tarif universel par kilomètre

Le barème automobile dépend de la puissance fiscale et de la distance annuelle professionnelle, avec des tranches. Les majorations éventuelles, notamment pour les véhicules électriques, et le millésime doivent être vérifiés dans le barème officiel. La déclaration déposée en 2026 concerne normalement les revenus 2025 : son année de dépôt n’est pas l’année de toutes les dépenses.

Les informations à garder pour chaque déplacement

Notez date, départ, destination, objet professionnel, client ou mission, distance et véhicule. Conservez carte grise, calendrier, rendez-vous et les justificatifs utiles. Relevez les kilométrages annuels pour distinguer utilisation privée et professionnelle. Un total annuel sans détail ne suffit pas à expliquer les déplacements.

Exemple de calcul, sans inventer un taux

Vous effectuez 40 kilomètres aller et 40 retour pour une mission, soit 80 kilomètres professionnels. Inscrivez ce trajet dans le carnet, puis ajoutez-le à la distance annuelle du véhicule. Appliquez ensuite la formule officielle correspondant à sa puissance et à la tranche annuelle. Ne multipliez pas ces 80 kilomètres par un taux trouvé dans un guide américain.

Ne pas déduire deux fois les mêmes coûts

Le barème couvre notamment dépréciation, entretien, pneumatiques, carburant et assurance. N’ajoutez pas une seconde fois ces dépenses lorsqu’elles sont déjà couvertes. Certains frais, comme péages ou stationnement, peuvent suivre une règle distincte ; gardez les reçus et vérifiez les conditions. La TVA et le remboursement par un tiers sont également des questions séparées.

Le rapprochement mensuel

Comparez le carnet au calendrier et aux missions facturées. Identifiez les remboursements, corrigez les erreurs de distance de façon traçable et gardez la justification du barème choisi. Une estimation dans un outil reste une aide au calcul, pas une décision fiscale. Exportez les trajets avec leur motif et leur véhicule.

Outils pratiques

• Fiche de dépense
• Modèle de déplacements

Questions fréquentes