Registro de desplazamientos en España: autónomos, empleados y kilómetros

Empleados: compensación de desplazamientos

La exención de locomoción exige un desplazamiento laboral fuera del centro habitual. Para vehículo propio, la referencia general es 0,26 euros por kilómetro justificado, más peajes y aparcamiento acreditados. El trayecto ordinario de casa al trabajo no se transforma en desplazamiento exento por anotarlo en una tabla.

Autónomos: afectación y gastos reales

En IRPF, un turismo requiere con carácter general afectación exclusiva a la actividad, con excepciones reglamentarias para determinados vehículos y usos. Un porcentaje de kilómetros profesionales no basta por sí solo para justificar un porcentaje de deducción de un turismo de uso mixto. Conserve facturas y pruebas de uso, y verifique su régimen. No aplique la exención de empleados de 0,26 euros como gasto propio automático.

El IVA tiene su propia regla

La presunción del 50% de afectación de determinados vehículos en IVA no equivale a un permiso de deducir el 50% de todos los gastos en IRPF. Son impuestos y condiciones distintos. Una utilización mayor o menor necesita la justificación correspondiente. Mantenga separado el cálculo de IVA y la determinación del rendimiento de la actividad.

Datos que hacen útil el registro

Anote fecha, salida, destino, kilómetros iniciales y finales, distancia, vehículo, cliente y motivo concreto. Vincule cita, encargo, factura y peaje cuando proceda. Distinga desplazamientos personales, visitas profesionales y trayectos habituales. Una nota de „visita a cliente para revisar el presupuesto“ explica más que la palabra „trabajo“.

Ejemplo para un empleado

Un desplazamiento laboral acreditado suma 80 kilómetros entre ida y vuelta. La referencia de locomoción es 80 × 0,26 = 20,80 euros, más los peajes y aparcamientos justificados si cumplen los requisitos. No traslade este resultado a la declaración de un autónomo sin revisar la afectación y el método aplicable.

Cierre mensual y exportación

Compare el registro con el calendario y las facturas. Revise duplicados y reembolsos. Nuestra plantilla organiza kilómetros y motivos; no acredita por sí misma afectación exclusiva ni crea una exención fiscal. ReceGuard permite conservar el contexto del trayecto para que la asesoría revise la aplicación concreta.

Herramientas prácticas

• Registro de gasto
• Plantilla de desplazamientos

Preguntas frecuentes