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Resposta curta: o que deve ter um mapa de quilómetros?
Para cada deslocação: data, locais de partida e de destino, motivo, quilómetros percorridos, e a identificação da viatura (matrícula) e do seu proprietário. A Ordem dos Contabilistas Certificados descreve estes elementos no seu guia prático sobre deslocações.
O valor de referência para viatura própria é de 0,40 € por quilómetro (Portaria n.º 1553-D/2008, aplicável aos trabalhadores em funções públicas e usada como limite de não tributação). Este valor já inclui combustível, desgaste e seguro; portagens e estacionamento justificam-se à parte.
O essencial
- Um registo por deslocação, feito no próprio dia.
- Elementos: data, origem, destino, motivo, km, matrícula.
- 0,40 €/km é o limite para compensações em viatura própria sem tributação.
- Portagens e estacionamento: guarde as faturas à parte.
- Guarde o mapa durante dez anos, com os restantes documentos.
Os elementos que não podem faltar
| Elemento | Porquê |
|---|---|
| Data | Liga a deslocação a um dia e a um cliente ou projeto. |
| Origem e destino | Permite confirmar a distância. |
| Motivo profissional | Distingue a deslocação de uma viagem pessoal. |
| Quilómetros | A base do cálculo. |
| Matrícula e proprietário | Identifica a viatura usada. |
| Valor por km e total | Quando há compensação ou imputação de custo. |
O valor de 0,40 €/km
A Portaria n.º 1553-D/2008 fixa em 0,40 € por quilómetro o subsídio de transporte em automóvel próprio para os trabalhadores em funções públicas. Na prática, este valor serve de limite: compensações pagas por uma empresa a trabalhadores ou gerentes até 0,40 €/km, com mapa de deslocações, não são tributadas como rendimento.
Para um trabalhador independente, a lógica é diferente. Não paga compensações a si próprio: com contabilidade organizada, deduz os custos reais da viatura afeta à atividade (combustível, manutenção, seguro, amortização), com as limitações e a tributação autónoma aplicáveis às viaturas ligeiras de passageiros; no regime simplificado, as faturas de combustível e portagens afetas no e-Fatura contam para os 15% de despesas. Em ambos os casos, o mapa de quilómetros é o que prova que a deslocação foi profissional.
Exemplo que pode copiar
| Data | Origem | Destino | Motivo | Km | Viatura |
|---|---|---|---|---|---|
| 03/03/2026 | Escritório, Lisboa | Cliente Lda., Setúbal | Reunião de arranque do projeto | 48 | AA-00-BB |
| 03/03/2026 | Cliente Lda., Setúbal | Escritório, Lisboa | Regresso | 48 | AA-00-BB |
| 10/03/2026 | Escritório, Lisboa | Fornecedor, Sintra | Recolha de material | 29 | AA-00-BB |
| 10/03/2026 | Fornecedor, Sintra | Escritório, Lisboa | Regresso | 29 | AA-00-BB |
Total do exemplo
154 km × 0,40 € = 61,60 € (valor de referência). Portagens da A2 e estacionamento: faturas guardadas à parte.
Pode gerar um mapa com estes campos na nossa ferramenta de registo de quilometragem.
Erros comuns
- Reconstruir o mês inteiro no fim; o registo deve ser contemporâneo.
- Escrever «cliente» em vez do nome do cliente e do motivo.
- Incluir o percurso casa–escritório habitual como deslocação profissional.
- Arredondar distâncias sempre para cima.
- Esquecer a matrícula quando usa mais de uma viatura.
Onde o ReceGuard ajuda
Registe cada deslocação no telemóvel quando acontece, com o motivo e a viatura. No fim do mês exporte o mapa em vez de o reconstruir de memória.
Perguntas frequentes
O que deve ter um mapa de quilómetros?
Data, origem, destino, motivo, quilómetros, matrícula e identificação do proprietário da viatura.
Qual é o valor por quilómetro em 2026?
A referência é 0,40 €/km para viatura própria, nos termos da Portaria n.º 1553-D/2008.
Um trabalhador independente pode cobrar-se 0,40 €/km?
Não da mesma forma: deduz os custos reais da viatura (com contabilidade organizada) ou afeta as faturas no e-Fatura (no simplificado). O mapa prova o uso profissional.
As portagens estão incluídas nos 0,40 €?
Não. Portagens e estacionamento justificam-se com as respetivas faturas.
Quanto tempo guardo o mapa?
Dez anos, como os restantes documentos de suporte.
Fontes
- Ordem dos Contabilistas Certificados: guia prático de deslocações
- Diário da República: Portaria n.º 1553-D/2008
- InvoiceXpress: mapa de km em viatura própria
Este artigo é informação geral, não aconselhamento fiscal. Confirme a sua situação com um contabilista certificado.
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