Exportações fiscais: um pacote que o seu contabilista consegue abrir

O que sai

Três formatos para três leitores diferentes. CSV e XLSX para os dados, para que um contabilista os possa ordenar, filtrar e somar. PDF para a prova, com as imagens dos recibos anexadas às linhas a que pertencem.

As exportações em folha de cálculo trazem os campos de que a conferência e a revisão precisam: comerciante, data, valor sem imposto, imposto, discriminação do imposto, total, moeda, categoria, conta do plano de contas, código de projeto, profissional ou pessoal, dedutível, tipo de imposto, conta de pagamento, forma de pagamento, últimos dígitos do cartão, reembolsável, faturável, cliente, etiquetas, número do recibo e notas.

Com a forma da declaração que entrega

As categorias correspondem às linhas da declaração e não a nomes inventados para a app. Para um empresário em nome individual nos EUA, é a Parte II do Schedule C: publicidade, automóvel, material de escritório, consumíveis, viagens, refeições, serviços públicos e o resto. Para um trabalhador independente alemão, os mesmos recibos agrupam-se nas categorias do Anlage EÜR. Para Portugal, as categorias são genéricas e o seu contabilista faz a correspondência com o anexo da sua declaração.

O pacote fiscal junta o que a prova exige: um registo de recibos, um registo de quilometragem feito na altura, totais por categoria e uma coluna que indica se a imagem do recibo está anexada ou em falta.

Prazos de conservação e porque é que as exportações importam

Nos EUA, o IRS pede que a maioria dos registos seja guardada três anos após a entrega da declaração, seis se o rendimento tiver sido subdeclarado em mais de 25%, sete para perdas com títulos sem valor ou créditos incobráveis, e quatro para registos de impostos sobre salários. Em Portugal, os documentos contabilísticos devem ser conservados durante dez anos.

Poucas apps sobrevivem tanto tempo sem mudar. Exportar com regularidade é o que transforma "os meus recibos estão numa app" em "os meus recibos são meus".