Exportações fiscais: um pacote que o contador consegue abrir

O que sai

Três formatos, para três leitores diferentes. CSV e XLSX para os dados, para que um contador possa ordenar, filtrar e somar. PDF para as provas, com as imagens dos recibos anexadas às linhas a que pertencem.

As exportações em planilha trazem os campos de que a conciliação e a revisão realmente precisam: estabelecimento, data, subtotal, valor do imposto, detalhamento do imposto, total, moeda, categoria, conta contábil, código de projeto, profissional ou pessoal, dedutível, tipo de imposto, conta de pagamento, forma de pagamento, final do cartão, reembolsável, faturável ao cliente, cliente, etiquetas, número do recibo e notas.

No formato da declaração

As categorias correspondem às linhas da declaração, e não a nomes inventados para o app. Para um empresário individual nos EUA, é a Parte II do Schedule C: publicidade, carro, material de escritório, suprimentos, viagens, refeições, serviços públicos e o resto. Para um autônomo alemão, os mesmos recibos se agrupam nas categorias do Anlage EÜR. Para o Brasil, as categorias são genéricas e o seu contador faz a correspondência com o livro-caixa e a declaração.

O pacote fiscal acrescenta as peças que a comprovação exige: um livro de recibos, um registro de quilometragem feito na hora, totais por categoria e uma coluna que indica se a imagem do recibo está anexada ou faltando.

Prazos de guarda e por que exportar importa

Nos EUA, o IRS pede que a maioria dos registros seja guardada por três anos após a entrega da declaração, seis se a renda foi subdeclarada em mais de 25%, sete para perdas com títulos sem valor ou créditos incobráveis e quatro para registros de encargos trabalhistas. No Brasil, os comprovantes devem ser guardados por pelo menos cinco anos, o prazo em que a Receita Federal pode revisar o imposto.

Poucos apps sobrevivem a esse prazo sem mudanças. Exportar com regularidade é o que transforma "meus recibos estão em um app" em "meus recibos são meus".