Eksport podatkowy: pakiet, który księgowy otworzy

Co wychodzi

Trzy formaty dla trzech różnych odbiorców. CSV i XLSX na dane, żeby księgowy mógł sortować, filtrować i sumować. PDF na dowody, ze zdjęciami paragonów przy pozycjach, do których należą.

Eksporty arkuszy zawierają pola, których naprawdę potrzebuje uzgadnianie i kontrola: sprzedawca, data, kwota netto, kwota podatku, rozbicie podatku, kwota brutto, waluta, kategoria, konto księgowe, kod projektu, firmowe lub prywatne, do odliczenia, rodzaj podatku, konto płatnicze, forma płatności, ostatnie cztery cyfry karty, do zwrotu, do refakturowania, klient, tagi, numer paragonu i notatki.

W układzie formularza

Kategorie odpowiadają pozycjom zeznania, a nie nazwom wymyślonym dla aplikacji. Dla amerykańskiej jednoosobowej działalności to część II Schedule C: reklama, samochód, koszty biurowe, materiały, podróże, posiłki, media i reszta. Dla niemieckiego freelancera te same paragony grupują się według kategorii Anlage EÜR. W Polsce kategorie są ogólne, a księgowy przypisuje je do kolumn KPiR i zeznania.

Pakiet podatkowy dodaje elementy, których wymaga udokumentowanie: rejestr paragonów, prowadzoną na bieżąco ewidencję przebiegu, sumy według kategorii i kolumnę pokazującą, czy zdjęcie paragonu jest dołączone, czy go brakuje.

Okresy przechowywania i dlaczego eksport ma znaczenie

W USA IRS oczekuje, że większość dokumentów będzie przechowywana trzy lata od złożenia zeznania, sześć, jeśli zaniżono dochód o ponad 25%, siedem przy stratach na bezwartościowych papierach lub nieściągalnych należnościach i cztery w przypadku dokumentacji podatków od wynagrodzeń. W Polsce dowody trzeba przechowywać pięć lat, licząc od końca roku, w którym upłynął termin zapłaty podatku.

Niewiele aplikacji przetrwa taki okres bez zmian. Regularny eksport zamienia "moje paragony są w aplikacji" w "moje paragony są moje".