Wszystko, czego paragony potrzebują, by stać się dokumentacją.

Jak to wszystko się łączy

Aplikacje do paragonów łatwo porównywać po ekranie aparatu. Bardziej przydatne jest porównanie zapisu, który powstaje potem, bo to na nim będziesz polegać. ReceGuard zbudowano wokół czterech momentów, a każda funkcja należy do jednego z nich.

Co sprawia, że zapis się obroni

Administracje podatkowe, także polska Krajowa Administracja Skarbowa, oczekują zwykle, że dowód wydatku pokaże kwotę, datę, miejsce i charakter wydatku. Cztery rzeczy. Zdjęcie paragonu daje trzy z nich, a czwartą, czyli po co firmie był ten wydatek, zostawia pamięci, która właśnie wtedy zawodzi.

Dlatego aplikacja prosi o potwierdzenie odczytanych danych i jedną linijkę o celu przed zapisaniem. To około ośmiu sekund na paragon i różnica między archiwum, na którym można polegać, a bazą wiarygodnie wyglądających liczb. Przy podróżach, posiłkach, prezentach i używaniu samochodu ma to jeszcze większe znaczenie, bo te wydatki urząd skarbowy sprawdza najdokładniej.

Darmowa i Pro

Wersja darmowa to działająca aplikacja, a nie demo. Skanuje paragony tym samym rozpoznawaniem w urządzeniu, zapisuje przebieg, eksportuje pakiety podatkowe i nie wymaga konta. Pro usuwa dzienny limit i dodaje narzędzia na dłuższą metę: synchronizację, śledzenie gwarancji, inwentarz, blokadę i pozostałe motywy.

Zwróć uwagę, czego nie schowano za płatnością: jakości rozpoznawania, możliwości poprawek, obsługi wielu stron i eksportu. To, co decyduje o wiarygodności dokumentacji, jest takie samo w obu wersjach.

Dokumentacja, która przetrwa aplikację

Dokumentacja podatkowa musi przetrwać dłużej niż większość oprogramowania. W Polsce dowody trzeba przechowywać co najmniej pięć lat, licząc od końca roku, w którym upłynął termin zapłaty podatku. Nasz przewodnik o tym, jak długo przechowywać paragony i faktury, wyjaśnia terminy szczegółowo.

Żadna aplikacja do paragonów nie powinna kazać Ci zakładać się o to, że przetrwa tyle, ile trwa obowiązek przechowywania. Dlatego eksport tworzy otwarte formaty z dołączonymi zdjęciami zamiast zamkniętego archiwum, a my radzimy robić eksport co kwartał i trzymać go w miejscu, które kontrolujesz. Gdyby ReceGuard jutro zniknął, te pliki nadal byłyby czytelne.

Stworzony dla dokumentacji jednej osoby

ReceGuard to aplikacja do osobistej dokumentacji. Nie ma obiegu akceptacji, integracji z kartami firmowymi, obsługi zwrotów kosztów ani księgi głównej. Jeśli pracownicy mają składać wydatki do zatwierdzenia, platformy do wydatków zespołowych istnieją nie bez powodu i warto z nich skorzystać; inaczej płacisz nam za kolejkę akceptacji z jedną osobą.

Aplikacja powstała dla freelancera, podwykonawcy czy osoby prowadzącej jednoosobową działalność, która sama dba o swoje papiery: kogoś, komu paragony lądują w kieszeni i w skrzynce mailowej, kto jeździ do klientów i chce, żeby raz w roku wszystko było jasne dla księgowego bez tygodni wykopalisk przed terminem PIT.

Aplikacja nie podejmuje też decyzji podatkowych. Porządkuje dokumenty, stosuje opublikowane stawki według daty trasy i grupuje wydatki według pozycji formularza. Co zaliczysz do kosztów i czy możesz, ustal z księgowym lub doradcą podatkowym.

Od czego zacząć

Zeskanuj jeden paragon z portfela. Porównaj cztery odczytane liczby ze zdjęciem, dopisz jedną linijkę o celu zakupu i zapisz. To cały cykl, a gdy wejdzie w nawyk, zajmuje około dwudziestu sekund.

Jeśli chcesz najpierw zobaczyć, jak wygląda gotowa dokumentacja, darmowe narzędzia działają w całości w przeglądarce, bez aplikacji, a poradniki omawiają zasady przechowywania dokumentów, na których opiera się aplikacja: co jest wystarczającym dowodem, jak długo go trzymać i które wydatki wymagają czegoś więcej niż zdjęcia.

Częste pytania