Alles, was Ihre Quittungen brauchen, um zu Aufzeichnungen zu werden.

Wie die Teile zusammenpassen

Beleg-Apps sind anhand ihres Kamerabildschirms leicht zu vergleichen. Der aussagekräftigere Vergleich ist die anschließend erstellte Aufzeichnung, denn darauf können Sie sich tatsächlich verlassen. ReceGuard basiert auf vier Momenten und jede Funktion gehört zu einem von ihnen.

Was macht einen Rekord haltbar?

Die IRS-Publikation 463 legt klare Maßstäbe für dokumentarische Beweise: Sie sollten den Betrag, das Datum, den Ort und den wesentlichen Charakter der Ausgabe angeben. Vier Dinge. Ein Foto eines Zettels zeigt Ihnen drei davon und lässt den vierten – warum das Unternehmen ihn brauchte – im Gedächtnis, und das ist genau der Teil, der fehlschlägt.

Aus diesem Grund werden Sie von der App aufgefordert, vor der Einreichung zu bestätigen, was sie gelesen hat, und einen Zweck zu verfassen. Es dauert etwa acht Sekunden pro Beleg und ist der Unterschied zwischen einem Archiv, auf das Sie sich verlassen können, und einer Datenbank mit plausibel aussehenden Zahlen. Für Reisen, Mahlzeiten, Geschenke und Fahrzeugnutzung ist dies überhaupt nicht optional: Diese Kategorien erfordern eine strenge Begründung, und die Schätzungsregel, die eine normale Ausgabe durch eine fehlende Quittung rettet, gilt für sie nicht.

Kostenlos und Pro

Bei der kostenlosen Stufe handelt es sich um eine funktionierende App, nicht um eine Demo. Es scannt Belege mit der gleichen Erkennung auf dem Gerät, protokolliert den Kilometerstand, exportiert Steuerpakete und benötigt kein Konto. Was Pro entfernt, ist die tägliche Obergrenze, und was es hinzufügt, ist die längerfristige Maschinerie: Synchronisierung, Garantieverfolgung, Inventar, eine Sperre und der Rest der Themen.

Beachten Sie, was ist nicht hinter der Paywall: die Erkennungsqualität, die Korrekturfähigkeit, das Mehrseitenhandling und der Export. Die Teile, die darüber entscheiden, ob Ihre Datensätze vertrauenswürdig sind, sind auf beiden Ebenen gleich.

Aufzeichnungen, die die App überdauern

Steuerunterlagen müssen länger überleben als die meisten Softwareprogramme. Der IRS geht davon aus, dass die meisten von ihnen drei Jahre nach der Einreichung einbehalten werden, sechs Jahre, wenn das Einkommen um mehr als ein Viertel zu niedrig gemeldet wurde, und sieben Jahre, wenn es sich um wertlose Wertpapiere oder uneinbringliche Forderungen handelt. Die Lohnsteuerunterlagen haben eine Laufzeit von vier Jahren; Eigentumsunterlagen laufen bis zum Ablauf der Verjährungsfrist für das Jahr, in dem Sie über den Vermögenswert verfügen.

Keine Quittung-App sollte Sie dazu auffordern, eine Sieben-Jahres-Verpflichtung darauf zu wetten, dass sie noch besteht. Aus diesem Grund erzeugt der Export offene Formate mit den angehängten Bildern und kein proprietäres Archiv, und wir empfehlen, vierteljährlich eines herunterzuladen und an einem von Ihnen kontrollierten Ort aufzubewahren. Wenn ReceGuard morgen verschwinden würde, wären diese Dateien immer noch lesbar.

Gebaut für die Aufzeichnungen einer Person

ReceGuard ist eine persönliche Aufzeichnungs-App. Es gibt keine Genehmigungsworkflows, keine Firmenkarten-Feeds, keine Erstattungsweiterleitung und kein Hauptbuch. Wenn Sie Mitarbeiter benötigen, die Ausgaben zur Genehmigung einreichen, gibt es aus guten Gründen eine Plattform für Teamausgaben, und Sie sollten eine nutzen – Sie würden uns für eine Genehmigungswarteschlange mit einer Person bezahlen.

Es ist für den Freiberufler, Auftragnehmer oder Einzelunternehmer gedacht, der seine eigenen Bücher führt: jemand, dessen Quittungen in der Tasche und im Posteingang ankommen, der zu Kunden fährt und der alles braucht, um einmal im Jahr für einen Buchhalter Sinn zu machen, ohne im April zwei Wochen lang Archäologie zu studieren.

Es trifft auch keine Steuerentscheidungen. Es organisiert Aufzeichnungen, wendet veröffentlichte Kilometersätze nach Reisedatum an und gruppiert Ausgaben unter den Zeilen, die Ihr Formular verwendet. Was Sie geltend machen und ob Sie dies zulassen, bleibt zwischen Ihnen und einem qualifizierten Steuerberater.

Wo soll ich anfangen?

Scannen Sie eine Quittung aus Ihrem Portemonnaie. Vergleichen Sie die vier von der App gelesenen Zahlen mit dem Bild, schreiben Sie eine Zeile darüber, warum Sie es gekauft haben, und speichern Sie. Das ist die ganze Schleife, und es dauert etwa zwanzig Sekunden, bis sich die Gewohnheit gebildet hat.

Wenn Sie vor dem Festschreiben sehen möchten, wie die fertigen Datensätze aussehen, können Sie Folgendes tun: kostenlose Tools läuft vollständig im Browser und ohne App, und das Führer Behandeln Sie die Aufzeichnungsregeln, nach denen die App aufgebaut ist – was als ausreichender Beweis gilt, wie lange er aufbewahrt werden muss und welche Ausgabenkategorien mehr als ein Foto erfordern.

Häufige Fragen