Steuerexporte: Ein Paket, das Ihr Buchhalter öffnen kann

Was dabei herauskommt

Drei Formate, für drei verschiedene Leser. CSV und XLSX für die Daten, damit ein Buchhalter sie sortieren, filtern und summieren kann. PDF als Beweismittel, wobei die Quittungsbilder den Zeilen beigefügt sind, zu denen sie gehören.

Die Tabellenexporte enthalten die Felder, die für den Abgleich und die Überprüfung tatsächlich benötigt werden: Händler, Datum, Zwischensumme, Steuerbetrag, Steueraufschlüsselung, Gesamtsumme, Währung, Kategorie, FIBU-Konto, Auftragscode, geschäftlich oder privat, Selbstbehalt, Steuerart, Zahlungskonto, Zahlungsmethode, letzte vier Karten, erstattungsfähig, abrechenbar, Kunde, Tags, Belegnummer und Notizen.

Geformt wie das von Ihnen eingereichte Formular

Kategorien werden den Zeilen der Rückgabe zugeordnet und nicht den für die App erfundenen Namen. Für einen US-Einzelunternehmer ist dies Anhang C Teil II – Werbung, Pkw und Lkw, Bürokosten, Verbrauchsmaterialien, Reisen, Mahlzeiten, Nebenkosten und der Rest. Für einen deutschen Freiberufler gilt stattdessen die gleiche Beleggruppe unter den Anlage-EÜR-Kategorien.

Das Steuerpaket fügt die Teile hinzu, die die Begründung verlangt: ein Belegbuch, ein aktuelles Kilometerprotokoll, Kategoriesummen und eine Spalte, in der aufgezeichnet wird, ob ein Belegbild beigefügt ist oder fehlt.

Kundenbindung und warum Exporte wichtig sind

Das IRS geht davon aus, dass die meisten Aufzeichnungen drei Jahre nach der Einreichung aufbewahrt werden, sechs Jahre, wenn das Einkommen um mehr als 25 % zu niedrig gemeldet wurde, sieben Jahre für wertlose Wertpapiere oder uneinbringliche Forderungen und vier Jahre für Lohnsteuerunterlagen. Eigentumsunterlagen laufen bis zum Ablauf der Verjährungsfrist für das Jahr, in dem Sie über den Vermögenswert verfügen.

Nur wenige Apps überstehen diese Zeitspanne unverändert. Durch das Exportieren nach einem Zeitplan wird „Meine Belege sind in einer App“ zu „Meine Belege gehören mir“.