Suchen: Finden Sie die Quittung, nicht den Ordner

Was ist durchsuchbar?

Alles, was der Scan gelesen hat und alles, was Sie hinzugefügt haben. Der Name des Händlers, der vollständige auf der Quittung aufgedruckte Text, die Kategorie, Ihre Notizen, Ihre Tags, der Kunde, die Unternehmensklassifizierung und das Zahlungskonto mit seinem Kartenende.

Der vollständige Quittungstext ist derjenige, der die Leute überrascht. Sie haben den Produktnamen nie in ein Feld eingegeben, sondern er wurde auf den Beleg gedruckt. Wenn Sie also danach suchen, wird der Kauf gefunden.

Warum das Abrufen Teil der Compliance ist

Das IRS akzeptiert elektronische Aufzeichnungen unter drei Bedingungen: Sie sind lesbar, können in Papierform reproduziert werden und sind indiziert, sodass eine bestimmte Aufzeichnung abgerufen werden kann. Beim dritten Problem fallen die Systeme der meisten Menschen stillschweigend aus.

Ein Ordner mit veralteten JPEGs erfüllt die ersten beiden Anforderungen, den dritten jedoch nicht. Wenn die Erstellung einer Quittung das Scrollen durch ein Jahr voller Fotos bedeutet, erfüllt das Archiv seinen Zweck nicht.

Monate später Dinge finden

Der Test eines Belegsystems besteht nicht darin, wie schnell es erfasst. Es geht darum, ob Sie elf Monate später in weniger als einer Minute eine Frage zu einem einzelnen Kauf beantworten können – was es war, warum das Unternehmen ihn brauchte und wo sich das Bild befindet.