ReceGuardBuscar: busque el recibo, no la carpeta
El Procedimiento de Ingresos 97-22 solicita que los registros electrónicos se indexen para que se pueda producir uno específico a pedido. Técnicamente existen seis mil imágenes en el carrete de una cámara y prácticamente no.
¿Qué se puede buscar?
Todo lo que leyó el escaneo y todo lo que agregaste. El nombre del comerciante, el texto completo impreso en el recibo, la categoría, sus notas, sus etiquetas, el cliente, la clasificación del negocio y la cuenta de pago con su cola de tarjeta.
El texto completo del recibo es el que sorprende a la gente. Nunca escribió el nombre del producto en un campo, pero estaba impreso en el comprobante, por lo que al buscarlo se encuentra la compra.
Por qué la recuperación es parte del cumplimiento
El IRS acepta registros electrónicos con tres condiciones: son legibles, pueden reproducirse en papel y están indexados para que se pueda recuperar un registro específico. El tercero es donde los sistemas de la mayoría de las personas fallan silenciosamente.
Una carpeta de archivos JPEG con fecha satisface los dos primeros y no cumple con el tercero. Si producir un recibo significa revisar un año de fotografías, el archivo no está haciendo su trabajo.
Limite por carpeta, por año, por negocio o personal, o por deducible, luego busque dentro de lo que queda. La mayoría de las preguntas son una combinación de un filtro y una palabra.
Encontrar cosas meses después
La prueba de un sistema de recibos no es la rapidez con la que captura. Se trata de si, once meses después, puedes responder una pregunta sobre una sola compra en menos de un minuto: qué fue, por qué la empresa la necesitaba y dónde está la imagen.
Comience con un recibo.
Sin cuenta, sin carga, sin configuración. Escanee algo de su billetera y vea cómo se ve el registro.
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