Ejemplo: un registro de kilometraje completo
Así queda el registro de un pequeño servicio informático de Valencia. Pulsa Cargar ejemplo para abrirlo en el generador.
| Fecha | Origen | Destino | Motivo / cliente | Kilómetros (km) | Importe | Peajes y parking |
|---|
| 02/03/2026 | Oficina, Valencia | García S.L., Sagunto | Mantenimiento informático en García S.L. | 31 | 8,06 € | |
| 02/03/2026 | García S.L., Sagunto | Oficina, Valencia | Vuelta de la visita a García S.L. | 31 | 8,06 € | |
| 15/04/2026 | Oficina, Valencia | Feria Valencia | Montaje del stand, feria de pymes | 13,5 | 3,51 € | 9,00 € |
| 08/07/2026 | Oficina, Valencia | Caja Levante, Castellón | Presentación de propuesta a Caja Levante | 74 | 19,24 € | 7,85 € |
| 08/07/2026 | Caja Levante, Castellón | Oficina, Valencia | Vuelta de la presentación | 74 | 19,24 € | |
| 21/09/2026 | Oficina, Valencia | Asesoría Ruiz, Valencia | Reunión de cierre del ejercicio | 6,5 | 1,69 € | |
| Total | 230 | 59,80 € | 16,85 € |
Resultado: 230 km profesionales, 59,80 € a 0,26 €/km, más 16,85 € de peajes y aparcamiento justificados: 76,65 € en total.
Qué dice Hacienda sobre el kilometraje
Si eres trabajador por cuenta ajena y usas tu coche para la empresa, lo que te paguen por kilómetro está exento del IRPF hasta 0,26 €/km (importe vigente desde julio de 2023), más los peajes y el aparcamiento que justifiques. Lo que supere esa cantidad tributa como rendimiento del trabajo. La empresa necesita saber la fecha, el recorrido, los kilómetros y el motivo de cada desplazamiento.
Si eres autónomo, no hay un importe fijo por kilómetro que puedas deducirte. En el IRPF se deducen los gastos reales del vehículo (combustible, mantenimiento, amortización) cuando está afecto a la actividad, y para un turismo Hacienda exige en general un uso exclusivamente profesional, con excepciones como los representantes comerciales o el transporte. Un registro de kilometraje detallado es la mejor forma de demostrar ese uso y de repercutir desplazamientos a un cliente.
Qué debe incluir cada viaje
- la fecha;
- el origen y el destino;
- el motivo y el cliente o proveedor visitado;
- los kilómetros, mejor con las lecturas del cuentakilómetros.
Guarda también los tickets de peajes, aparcamiento y combustible. Un registro hecho viaje a viaje vale mucho más que una lista reconstruida a final de año.
Errores frecuentes
- Contar el trayecto de casa al trabajo. No es un desplazamiento profesional.
- Motivos vagos. «Reunión» no basta; «presentación de propuesta a Caja Levante» sí.
- Reconstruir el año de memoria. Apunta cada viaje el mismo día.
- Sin lectura del cuentakilómetros a inicio y fin de año. Sin ella no puedes mostrar el porcentaje de uso profesional.
- Pagar más de 0,26 €/km sin tributar. El exceso es renta del trabajador.
- Olvidar peajes y aparcamiento. Se compensan aparte, con justificante.
- Varios vehículos en un registro. Lleva un registro por vehículo.
¿Excel, PDF o CSV?
Excel es el archivo de trabajo: kilómetros, importes y totales son fórmulas. PDF es la versión limpia para guardar o enviar a tu asesor o a la empresa. CSV se importa en Google Sheets, Numbers o tu programa de contabilidad. Las plantillas en blanco tienen el mismo formato.
Más detalles en la guía qué debe incluir un registro de kilometraje. La calculadora de kilometraje de este sitio usa las tarifas del IRS de Estados Unidos y está pensada para contribuyentes estadounidenses.
Preguntas frecuentes sobre el registro de kilometraje
¿La plantilla de registro de kilometraje es gratis?
Sí. El generador, las descargas en Excel, PDF y CSV y las plantillas en blanco son gratis, sin cuenta ni marcas de agua.
¿Cuánto se paga por kilómetro en 2026?
El importe exento de IRPF que una empresa puede pagar a sus trabajadores es de 0,26 €/km, más peajes y aparcamiento justificados. La empresa puede pagar más, pero el exceso tributa.
¿Puede un autónomo deducirse 0,26 €/km?
No como importe fijo. El autónomo deduce los gastos reales del vehículo si está afecto a la actividad. El registro de kilometraje ayuda a demostrar el uso profesional.
¿Qué debe incluir un registro de kilometraje?
Para cada viaje: fecha, origen, destino, motivo y kilómetros, mejor con las lecturas del cuentakilómetros. Guarda también los tickets de peajes y aparcamiento.
¿El Excel incluye fórmulas?
Sí. Los kilómetros salen de las lecturas del cuentakilómetros y los importes y totales son fórmulas, así que el archivo sigue funcionando en Excel, Google Sheets y Numbers.
¿Se guardan o se suben mis viajes?
Se guardan solo en este navegador, en este dispositivo, para que puedas continuar más tarde. Nunca se suben. «Vaciar registro» los borra.
¿Cómo apunto un viaje de ida y vuelta?
Apunta la ida y pulsa ↩ en esa fila: se añade la vuelta con origen y destino invertidos y el cuentakilómetros continuado.
¿Puedo imprimir un registro en blanco?
Sí. «PDF en blanco para imprimir» te da una hoja con columnas para fecha, origen, destino, motivo, lecturas del cuentakilómetros, kilómetros y peajes.
ReceGuard