Beispiel: ein ausgefülltes Fahrtenbuch
So sieht ein fertiges Fahrtenbuch für einen kleinen IT-Dienstleister aus. Mit Beispiel laden öffnest du es oben im Generator.
| Datum | Start | Ziel | Zweck / Geschäftspartner | Kilometer (km) | Fahrtkosten | Parken & Maut |
|---|
| 02.03.2026 | Büro, Leipzig | Müller GmbH, Halle | Wartungstermin Müller GmbH (Herr Weber) | 42 | 12,60 € | |
| 02.03.2026 | Müller GmbH, Halle | Büro, Leipzig | Rückfahrt vom Termin Müller GmbH | 42 | 12,60 € | |
| 15.04.2026 | Büro, Leipzig | Messe Leipzig | Standaufbau Fachmesse Büro & IT | 12 | 3,60 € | 8,00 € |
| 08.07.2026 | Büro, Leipzig | Stadtwerke Dresden | Angebotspräsentation Stadtwerke Dresden | 118 | 35,40 € | 12,00 € |
| 08.07.2026 | Stadtwerke Dresden | Büro, Leipzig | Rückfahrt von der Präsentation | 118 | 35,40 € | |
| 21.09.2026 | Büro, Leipzig | Kanzlei Roth, Leipzig | Besprechung Jahresabschluss | 9,5 | 2,85 € | |
| Summe | 341,5 | 102,45 € | 20,00 € |
Ergebnis: 341,5 geschäftliche Kilometer, also 102,45 € Fahrtkosten mit der Pauschale von 0,30 €/km, dazu 20,00 € für Parken und Maut, die du zusätzlich mit Beleg ansetzen kannst – zusammen 122,45 €.
Was ins Fahrtenbuch gehört
Es gibt zwei Situationen, und sie stellen unterschiedliche Anforderungen.
1. Geschäftsreisen mit dem privaten Auto nachweisen
Fährst du mit deinem Privatwagen zu Kunden, Lieferanten oder auf Messen, kannst du als Selbstständiger oder Arbeitnehmer pauschal 0,30 € je gefahrenem Kilometer ansetzen, Hin- und Rückweg zusammen (Motorrad und Motorroller: 0,20 €). Für jede Fahrt solltest du festhalten:
- Datum der Fahrt,
- Start und Ziel,
- Zweck und besuchte Geschäftspartner,
- gefahrene Kilometer, am besten über den Kilometerstand.
Dafür ist dieser Generator gemacht. Die Fahrt zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte ist keine Geschäftsreise; sie läuft über die Entfernungspauschale.
2. Fahrtenbuchmethode beim Firmenwagen
Wer beim betrieblichen Pkw statt der 1-%-Regel die tatsächliche Privatnutzung nachweisen will, braucht ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch: Datum und Kilometerstand zu Beginn und Ende jeder Fahrt, Reiseziel, bei Umwegen die Route, Reisezweck und aufgesuchte Geschäftspartner. Für Privatfahrten genügen die Kilometer, für Fahrten zur ersten Tätigkeitsstätte ein kurzer Vermerk. Es muss zeitnah und in geschlossener Form geführt werden, sodass spätere Änderungen erkennbar sind.
Wichtig: Eine Excel-Tabelle erkennt das Finanzamt dafür nicht an, weil sie sich nachträglich ändern lässt (BFH, Urteil vom 16.11.2005, VI R 64/04). Für die Fahrtenbuchmethode brauchst du ein gebundenes Fahrtenbuch oder ein elektronisches Fahrtenbuch, das Änderungen protokolliert. Die Excel- und PDF-Dateien hier eignen sich für Reisekostennachweise und als Übersicht für den Steuerberater.
Häufige Fehler im Fahrtenbuch
- Den Arbeitsweg mitzählen. Wohnung – erste Tätigkeitsstätte ist keine Geschäftsreise.
- Ungenauer Zweck. „Termin“ reicht nicht, „Angebotspräsentation Stadtwerke Dresden“ schon.
- Nachträglich rekonstruieren. Am Jahresende aus dem Gedächtnis erstellte Listen sind wenig wert.
- Kein km-Stand zu Jahresbeginn und -ende. Ohne ihn lässt sich der geschäftliche Anteil nicht zeigen.
- Runde Zahlen. Lauter Fahrten mit genau 50 km wirken konstruiert, Kilometerstände nicht.
- Parken und Maut vergessen. Mit Beleg kommen sie zur Pauschale dazu.
- Mehrere Fahrzeuge in einer Liste. Führe ein Fahrtenbuch pro Fahrzeug.
Excel, PDF oder CSV?
Excel ist die Arbeitsdatei: Kilometer, Satz und Summen sind Formeln, du kannst weitere Fahrten ergänzen. PDF ist der saubere Nachweis für die Steuerunterlagen oder den Steuerberater. CSV lässt sich in Google Tabellen, Numbers oder Buchhaltungsprogramme importieren. Die leeren Vorlagen haben dasselbe Layout für alle, die lieber im Handschuhfach mitschreiben.
Mehr dazu im Ratgeber Was in ein geschäftliches Fahrtenbuch gehört. Der Fahrtkostenrechner auf dieser Website rechnet mit den Sätzen der US-Steuerbehörde IRS und ist für US-Steuerpflichtige gedacht.
Häufige Fragen zum Fahrtenbuch
Ist die Fahrtenbuch-Vorlage kostenlos?
Ja. Generator, Excel-, PDF- und CSV-Download und die leeren Vorlagen sind kostenlos, ohne Konto und ohne Wasserzeichen.
Welcher Kilometersatz gilt 2026 für Geschäftsreisen?
Mit dem privaten Pkw pauschal 0,30 € je gefahrenem Kilometer, mit Motorrad oder Motorroller 0,20 €. Parken und Maut kannst du mit Beleg zusätzlich ansetzen.
Erkennt das Finanzamt ein Fahrtenbuch in Excel an?
Für die Fahrtenbuchmethode beim Firmenwagen nicht, weil Excel-Dateien nachträglich änderbar sind (BFH, VI R 64/04). Dafür brauchst du ein gebundenes oder ein manipulationssicheres elektronisches Fahrtenbuch. Als Nachweis für Geschäftsreisen mit dem Privatwagen ist eine zeitnah geführte Aufstellung dagegen üblich.
Was muss in einem Fahrtenbuch stehen?
Datum, Kilometerstand zu Beginn und Ende, Start und Ziel, bei Umwegen die Route, Reisezweck und aufgesuchte Geschäftspartner. Für Privatfahrten genügen die Kilometer.
Hat die Excel-Vorlage Formeln?
Ja. Die Kilometer ergeben sich aus den km-Ständen, Fahrtkosten und Summen sind Formeln. Die Datei funktioniert in Excel, Google Tabellen und Numbers.
Werden meine Fahrten gespeichert oder hochgeladen?
Sie werden nur in diesem Browser auf diesem Gerät gespeichert, damit du später weitermachen kannst, und nie hochgeladen. Mit „Fahrtenbuch leeren“ löschst du sie.
Wie trage ich Hin- und Rückfahrt ein?
Trag die Hinfahrt ein und tipp in dieser Zeile auf ↩. Die Rückfahrt wird mit vertauschtem Start und Ziel und übernommenem km-Stand angelegt.
Kann ich ein leeres Fahrtenbuch ausdrucken?
Ja. „Leere PDF zum Ausdrucken“ liefert eine Seite mit Spalten für Datum, Start, Ziel, Zweck, km-Stände, Kilometer sowie Parken und Maut.
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