Keresés: a blokkot keresd, ne a mappát

Mire lehet keresni

Mindenre, amit a szkennelés beolvasott, és mindenre, amit te hozzáadtál. A kereskedő nevére, a blokkon szereplő teljes szövegre, a kategóriára, a jegyzeteidre, a címkéidre, az ügyfélre, az üzleti besorolásra és a fizetési számlára a kártyavégződéssel.

A blokk teljes szövege az, ami meglepi az embereket. A termék nevét sosem írtad be egyetlen mezőbe sem, de rá volt nyomtatva a blokkra, így a keresés megtalálja a vásárlást.

Miért része a visszakeresés a megfelelésnek

Az USA-ban az IRS három feltétellel fogadja el az elektronikus nyilvántartást: olvasható, papíron reprodukálható, és indexelt, hogy egy adott bejegyzés visszakereshető legyen. Az elektronikus megőrzésre vonatkozó európai szabályok, köztük a magyarok is, ugyanebbe az irányba mutatnak. A harmadik feltételnél bukik el csendben a legtöbb rendszer.

Egy mappa dátumozott JPEG-fájlokkal teljesíti az első kettőt, és elbukik a harmadikon. Ha egyetlen blokk bemutatása egy évnyi fotó végiggörgetését jelenti, az archívum nem végzi a dolgát.

Visszakeresés hónapokkal később

Egy blokkrendszer próbája nem az, milyen gyorsan rögzít. Hanem az, hogy tizenegy hónappal később egy percen belül meg tudsz-e válaszolni egy kérdést egyetlen vásárlásról – mi volt, miért kellett a vállalkozásnak, és hol a kép.