Rechercher : recherchez le reçu, pas le dossier

Qu'est-ce qui est consultable

Tout ce que l'analyse a lu et tout ce que vous avez ajouté. Le nom du commerçant, le texte intégral imprimé sur le ticket de caisse, la catégorie, vos notes, vos tags, le client, la classification de l'entreprise et le compte de paiement avec sa queue de carte.

Le texte complet du reçu est celui qui surprend les gens. Vous n'avez jamais tapé le nom du produit dans un champ, mais il a été imprimé sur le bordereau, donc le rechercher permet de trouver l'achat.

Pourquoi la récupération fait partie de la conformité

L'IRS accepte les enregistrements électroniques à trois conditions : ils sont lisibles, ils peuvent être reproduits sur papier et ils sont indexés afin qu'un enregistrement spécifique puisse être récupéré. Le troisième est celui où les systèmes de la plupart des gens échouent discrètement.

Un dossier de fichiers JPEG datés satisfait aux deux premiers et échoue au troisième. Si produire un reçu revient à parcourir une année de photographies, les archives ne font pas leur travail.

Trouver des choses des mois plus tard

Le test d’un système de reçus n’est pas la rapidité avec laquelle il capture. Il s'agit de savoir si, onze mois plus tard, vous pouvez répondre à une question sur un seul achat en moins d'une minute : de quoi s'agissait-il, pourquoi l'entreprise en avait besoin et où se trouve l'image.