Zoeken: vind de bon, niet de map

Waarop je kunt zoeken

Alles wat de scan las en alles wat jij toevoegde. De winkelnaam, de volledige tekst op de bon, de categorie, je notities, je labels, de klant, de indeling zakelijk of privé en de betaalrekening met de laatste kaartcijfers.

De volledige bontekst verrast mensen het meest. Je hebt de productnaam nooit in een veld getypt, maar hij stond op de bon, dus zoeken erop vindt de aankoop.

Waarom terugvinden bij de regels hoort

In de VS accepteert de IRS elektronische administratie onder drie voorwaarden: leesbaar, op papier te reproduceren en geïndexeerd zodat een specifieke registratie terug te vinden is. De Belastingdienst stelt vergelijkbare eisen: bij een controle moet je de administratie binnen redelijke tijd kunnen tonen. Op de derde voorwaarde gaan de meeste systemen ongemerkt onderuit.

Een map met gedateerde jpg's voldoet aan de eerste twee en zakt voor de derde. Als één bon laten zien betekent dat je door een jaar aan foto's moet scrollen, doet het archief zijn werk niet.

Maanden later dingen terugvinden

De test van een bonnensysteem is niet hoe snel het vastlegt. Het is of je elf maanden later binnen een minuut een vraag over één aankoop kunt beantwoorden: wat het was, waarom het bedrijf het nodig had en waar de afbeelding is.