ReceGuardPesquisa: encontre o recibo, não a pasta
As autoridades fiscais pedem que os registos eletrónicos possam ser apresentados quando solicitados; nos EUA, a Revenue Procedure 97-22 exige mesmo que estejam indexados. Seis mil imagens no rolo da câmara existem tecnicamente e, na prática, não.
O que se pode pesquisar
Tudo o que a digitalização leu e tudo o que acrescentou. O nome do comerciante, o texto completo impresso no recibo, a categoria, as suas notas, as suas etiquetas, o cliente, a classificação profissional e a conta de pagamento com os últimos dígitos do cartão.
O texto completo do recibo é o que surpreende. Nunca escreveu o nome do produto num campo, mas ele estava impresso no talão, por isso pesquisá-lo encontra a compra.
Porque encontrar faz parte do cumprimento
Nos EUA, o IRS aceita registos eletrónicos com três condições: serem legíveis, poderem ser reproduzidos em papel e estarem indexados para que um registo concreto possa ser encontrado. As regras europeias de arquivo digital, incluindo as portuguesas, apontam no mesmo sentido. A terceira condição é onde a maioria dos sistemas falha sem dar por isso.
Uma pasta de JPEG com data cumpre as duas primeiras e falha a terceira. Se apresentar um recibo significa percorrer um ano de fotografias, o arquivo não está a cumprir a sua função.
Filtre por pasta, por ano, por profissional ou pessoal, ou por dedutível, e pesquise dentro do que sobra. A maioria das perguntas é a combinação de um filtro e uma palavra.
Encontrar coisas meses depois
O teste de um sistema de recibos não é a rapidez com que captura. É se, onze meses depois, consegue responder a uma pergunta sobre uma única compra em menos de um minuto: o que foi, porque é que a atividade precisava dela e onde está a imagem.
Comece com um recibo.
Sem conta, sem envio de dados, sem configuração. Digitalize algo da sua carteira e veja como fica o registo.
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