Cerca: trova la ricevuta, non la cartella

Cosa è ricercabile

Tutto quello che è stato letto dalla scansione e tutto quello che hai aggiunto. Il nome del commerciante, il testo completo stampato sullo scontrino, la categoria, le tue note, i tuoi tag, il cliente, la classificazione aziendale e il conto di pagamento con la coda della sua carta.

Il testo completo della ricevuta è quello che sorprende. Non hai mai digitato il nome del prodotto in un campo, ma era stampato sullo scontrino, quindi cercandolo trovi l'acquisto.

Perché il recupero fa parte della conformità

L'IRS accetta documenti elettronici a tre condizioni: sono leggibili, possono essere riprodotti su supporto cartaceo e sono indicizzati in modo da poter recuperare un documento specifico. Il terzo è dove i sistemi della maggior parte delle persone falliscono silenziosamente.

Una cartella di JPEG datati soddisfa i primi due e fallisce il terzo. Se produrre uno scontrino significa scorrere un anno di fotografie, l’archivio non fa il suo lavoro.

Trovare le cose mesi dopo

Il test di un sistema di ricevute non dipende dalla velocità con cui acquisisce. È se, undici mesi dopo, puoi rispondere a una domanda su un singolo acquisto in meno di un minuto: cosa era, perché l'azienda ne aveva bisogno e dove si trova l'immagine.